O arquivo de documentos

Documentos, no grupo Operação da barra lateral, lista os registos de termos de todos os teus clientes num só sítio: assinados, pendentes e expirados. Está visível para quem pode ver termos de responsabilidade.

Pesquisar e filtrar

• Pesquisar por cliente ou termo… procura pelo nome próprio ou apelido de um cliente, ou pelo título de um modelo.
• O filtro de estado oferece Todos os estados, Assinado, Pendente e Expirado.
• O filtro de modelo, Todos os termos, reduz a lista a um modelo, incluindo os inativos.
• Limpar filtros aparece quando há um filtro definido e repõe-nos todos.

Os teus filtros ficam guardados neste navegador até terminares sessão.

A lista

A tabela tem as colunas Cliente, Termo com organização e versão, Estado, Pedido (o dia em que o registo foi criado) e Válido até. O pedido mais recente vem primeiro, 20 por página. Em ecrãs estreitos cada registo é um cartão. Clica numa linha para abrir o registo.

O crachá de estado de cada linha é um dos seguintes:

• Assinado, com um ícone para o método: online, carregamento ou presencial;
• Ligação enviada, enquanto a ligação de assinatura de 48 horas está ativa;
• Por assinar, quando a ligação caducou ou um carregamento nunca terminou;
• Expirado, depois de passada a data de validade.

Quando o modelo tem um período de validade, um pedido que nunca foi concluído também recebe uma data em Válido até, contada a partir do momento em que foi criado, e passa a Expirado nessa data, assim que o período de validade termina. Os registos de um modelo que nunca expira não mostram data aí.

Abrir um registo

Um registo assinado começa por dizer como foi assinado: Assinado digitalmente online, Assinado através de documento carregado ou Confirmado como assinado presencialmente. Abaixo vêm Assinado por, Data, Confirmado por, Endereço IP, Dispositivo, Expira, Versão do termo, Consentimento dado, Hash do documento, Respostas médicas e Assinatura desenhada, conforme se apliquem. Ver o documento carregado abre a cópia carregada ou fotografada, e Ver o modelo do termo abre o PDF do modelo. Mais em O separador Termos de responsabilidade no perfil do cliente.

Um registo com ligação ativa mostra Copiar ligação e Reenviar email, e um registo por assinar volta a oferecer as ações. Vê Pede a assinatura de um termo. Pedir termo, no topo da página, inicia um novo pedido para qualquer cliente que não tenha sido eliminado nem anonimizado.

O que o arquivo não faz

• Não tem exportação. A única exportação de termos é a folha Termos de responsabilidade da exportação Excel de um único cliente, descrita abaixo.
• Não consegue eliminar, cancelar nem anular um registo.
• Não tem PDF assinado para descarregar. Uma assinatura online consiste no registo acima mais o PDF do modelo.
• Deixa de fora os clientes que foram eliminados ou anonimizados, embora os registos de termos deles sejam mantidos.

Uma anonimização apaga o endereço IP e o dispositivo guardados nas assinaturas do cliente; vê Arquiva, exporta ou anonimiza um cliente. Fundir dois clientes passa os registos de termos para a ficha que manténs; vê Junta clientes duplicados.

A folha Termos de responsabilidade da exportação do cliente

Exportar dados, no menu de ações do perfil de um cliente, descarrega um ficheiro Excel com uma folha Termos de responsabilidade, uma linha por registo:

Não uses esta folha como prova:

• Só as confirmações presenciais têm data. As assinaturas online e carregadas deixam "Assinado em" vazio e mostram sempre Não em Expirado, por mais antigas que sejam.
• Expirado é calculado a partir da validade atual do modelo, não da data Expira guardada no registo.
• Os pedidos que nunca foram concluídos também são linhas, normalmente com Online como método, e nada os assinala como por assinar.

Para teres prova de uma assinatura, abre o registo aqui ou no separador Termos de responsabilidade do cliente. O estado, a Data e a data em Expira desse registo são os dados fiáveis.