Dokumente in der Gruppe Betrieb der Seitenleiste listet die Haftungsausschluss-Datensätze aller deiner Kunden an einem Ort: unterschriebene, ausstehende und abgelaufene. Die Seite sieht jeder, der Haftungsausschlüsse sehen darf.
Suchen und filtern
- Nach Kunde oder Haftungsausschluss suchen… findet den Vor- oder Nachnamen eines Kunden oder den Titel einer Vorlage.
- Der Statusfilter bietet Alle Status, Unterschrieben, Ausstehend, Link abgelaufen und Abgelaufen.
- Der Vorlagenfilter, Alle Haftungsausschlüsse, beschränkt die Liste auf eine Vorlage, inaktive eingeschlossen.
- Filter zurücksetzen erscheint, sobald ein Filter gesetzt ist, und setzt alle zurück.
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| Filter | Zeigt |
|---|---|
| Unterschrieben | Online, per Upload oder vor Ort abgeschlossen und nicht abgelaufen |
| Ausstehend | Nicht abgeschlossen und nicht abgelaufen, also Link gesendet, Link abgelaufen und Nicht unterschrieben |
| Link abgelaufen | Der Teil von Ausstehend, dessen Signaturlink ungenutzt abgelaufen ist |
| Abgelaufen | Ablaufdatum überschritten, einschließlich Anfragen, die nie abgeschlossen wurden |
Die Liste
Die Tabelle hat die Spalten Kunde, Haftungsausschluss mit Organisation und Version, Status, Angefordert (der Tag, an dem der Datensatz angelegt wurde) und Gültig bis. Die neueste Anfrage steht oben, 20 pro Seite. Auf schmalen Bildschirmen ist jeder Datensatz eine Karte. Klicke auf eine Zeile, um den Datensatz zu öffnen.
Das Status-Abzeichen jeder Zeile ist eines von:
- Unterschrieben, mit einem Symbol für die Art: online, Upload oder vor Ort;
- Link gesendet, solange der 48-Stunden-Signaturlink aktiv ist;
- Link abgelaufen, in Rot, wenn der Link ungenutzt abgelaufen ist;
- Nicht unterschrieben, wenn ein Upload nie fertig wurde;
- Abgelaufen, sobald das Ablaufdatum vorbei ist.
Eine nie abgeschlossene Anfrage zeigt kein Datum unter Gültig bis und kann nicht auf Abgelaufen wechseln - die Gültigkeitsdauer beginnt erst, sobald der Haftungsausschluss tatsächlich unterschrieben, hochgeladen oder bestätigt wurde. Unterschrift vor Ort bestätigen ist die einzige Aktion, die einen Datensatz sofort abschließt, er bekommt sein Datum unter Gültig bis also gleich.
Einen Datensatz öffnen
Ein unterschriebener Datensatz beginnt damit, wie unterschrieben wurde: Digital online unterschrieben, Über hochgeladenes Dokument unterschrieben oder Unterschrift vor Ort bestätigt. Darunter folgen Unterschrieben von, Datum, Bestätigt von, IP-Adresse, Gerät, Läuft ab, Version, Einwilligung erteilt, Dokument-Hash, Medizinische Antworten und Gezeichnete Unterschrift, soweit sie zutreffen. Hochgeladenes Dokument ansehen öffnet die hochgeladene oder fotografierte Kopie, und Vorlage ansehen öffnet das PDF der Vorlage. Mehr dazu in Der Tab Haftungsausschlüsse im Kundenprofil.
Ein Datensatz mit aktivem Link zeigt Link kopieren und E-Mail erneut senden, und einer mit Link abgelaufen oder Nicht unterschrieben bietet die Aktionen erneut an, bei Link abgelaufen unter einer Zeile, die sagt, wann der Link abgelaufen ist. Siehe Eine Unterschrift für einen Haftungsausschluss anfordern. Haftungsausschluss anfordern oben auf der Seite startet eine neue Anfrage für jeden Kunden, der nicht gelöscht oder anonymisiert wurde.
Was das Archiv nicht kann
- Es hat keinen Export. Der einzige Export von Haftungsausschlüssen ist das Blatt Haftungsausschlüsse im Excel-Export eines einzelnen Kunden, unten beschrieben.
- Es kann keinen Datensatz löschen, stornieren oder für ungültig erklären.
- Es bietet kein unterschriebenes PDF zum Herunterladen. Eine Online-Unterschrift besteht aus dem Datensatz oben plus dem PDF der Vorlage.
Die Haftungsausschluss-Datensätze eines gelöschten oder anonymisierten Kunden bleiben als Nachweis im Archiv, genau wie es der Anonymisierungs-Dialog verspricht - sie werden nicht herausgefiltert. Eine Anonymisierung löscht die IP-Adresse und das Gerät, die bei den Unterschriften des Kunden gespeichert sind, und entfernt Signaturlinks, die nie genutzt wurden, während abgeschlossene Haftungsausschlüsse vollständig erhalten bleiben; siehe Einen Kunden archivieren, exportieren oder anonymisieren. Beim Zusammenführen zweier Kunden wandern die Haftungsausschluss-Datensätze zu dem, den du behältst; siehe Doppelte Kunden zusammenführen.
Das Blatt Haftungsausschlüsse im Kundenexport
Daten exportieren im Aktionsmenü eines Kundenprofils lädt eine Excel-Datei mit einem Blatt Haftungsausschlüsse herunter, eine Zeile pro Datensatz:
| Spalte | Was sie enthält |
|---|---|
| Titel | Der Titel der Vorlage |
| Organisation | Der Code der Organisation, etwa PADI oder CUSTOM |
| Art | Online, Upload oder Vor Ort |
| Einwilligung | Ja bei einer Online-Unterschrift, Nein bei allem anderen |
| Unterschrieben am | Datum und Uhrzeit in UTC, in einem technischen Format, oder „Noch nicht unterschrieben“ bei einer Anfrage, die nie abgeschlossen wurde |
| Abgelaufen | Ja oder Nein |
So liest du das Blatt:
- „Unterschrieben am“ ist der Moment, in dem der Haftungsausschluss online unterschrieben, hochgeladen oder vor Ort bestätigt wurde.
- Die Spalte Abgelaufen richtet sich nach dem Datum unter Läuft ab, das im Datensatz gespeichert ist.
- Nie abgeschlossene Anfragen sind ebenfalls Zeilen, meist mit Online als Art. Ihr „Unterschrieben am“ lautet „Noch nicht unterschrieben“.
Als Nachweis einer Unterschrift öffne den Datensatz hier oder im Tab Haftungsausschlüsse des Kunden.
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