Das Dokumentenarchiv

Dokumente in der Gruppe Betrieb der Seitenleiste listet die Haftungsausschluss-Datensätze aller deiner Kunden an einem Ort: unterschriebene, ausstehende und abgelaufene. Die Seite sieht jeder, der Haftungsausschlüsse sehen darf.

Suchen und filtern

• Nach Kunde oder Haftungsausschluss suchen… findet den Vor- oder Nachnamen eines Kunden oder den Titel einer Vorlage.
• Der Statusfilter bietet Alle Status, Unterschrieben, Ausstehend und Abgelaufen.
• Der Vorlagenfilter, Alle Haftungsausschlüsse, beschränkt die Liste auf eine Vorlage, inaktive eingeschlossen.
• Filter zurücksetzen erscheint, sobald ein Filter gesetzt ist, und setzt alle zurück.

Deine Filter bleiben in diesem Browser gespeichert, bis du dich abmeldest.

Die Liste

Die Tabelle hat die Spalten Kunde, Haftungsausschluss mit Organisation und Version, Status, Angefordert (der Tag, an dem der Datensatz angelegt wurde) und Gültig bis. Die neueste Anfrage steht oben, 20 pro Seite. Auf schmalen Bildschirmen ist jeder Datensatz eine Karte. Klicke auf eine Zeile, um den Datensatz zu öffnen.

Das Status-Abzeichen jeder Zeile ist eines von:

• Unterschrieben, mit einem Symbol für die Art: online, Upload oder vor Ort;
• Link gesendet, solange der 48-Stunden-Signaturlink aktiv ist;
• Nicht unterschrieben, wenn der Link abgelaufen ist oder ein Upload nie fertig wurde;
• Abgelaufen, sobald das Ablaufdatum vorbei ist.

Hat die Vorlage eine Gültigkeitsdauer, bekommt auch eine nie abgeschlossene Anfrage ein Datum unter Gültig bis, gerechnet ab dem Moment ihrer Erstellung, und wechselt an diesem Datum auf Abgelaufen, sobald die Gültigkeitsdauer um ist. Datensätze einer Vorlage, die nie abläuft, zeigen dort kein Datum.

Einen Datensatz öffnen

Ein unterschriebener Datensatz beginnt damit, wie unterschrieben wurde: Digital online unterschrieben, Über hochgeladenes Dokument unterschrieben oder Unterschrift vor Ort bestätigt. Darunter folgen Unterschrieben von, Datum, Bestätigt von, IP-Adresse, Gerät, Läuft ab, Version, Einwilligung erteilt, Dokument-Hash, Medizinische Antworten und Gezeichnete Unterschrift, soweit sie zutreffen. Hochgeladenes Dokument ansehen öffnet die hochgeladene oder fotografierte Kopie, und Vorlage ansehen öffnet das PDF der Vorlage. Mehr dazu in Der Tab Haftungsausschlüsse im Kundenprofil.

Ein Datensatz mit aktivem Link zeigt Link kopieren und E-Mail erneut senden, und ein nicht unterschriebener bietet die Aktionen erneut an. Siehe Eine Unterschrift für einen Haftungsausschluss anfordern. Haftungsausschluss anfordern oben auf der Seite startet eine neue Anfrage für jeden Kunden, der nicht gelöscht oder anonymisiert wurde.

Was das Archiv nicht kann

• Es hat keinen Export. Der einzige Export von Haftungsausschlüssen ist das Blatt Haftungsausschlüsse im Excel-Export eines einzelnen Kunden, unten beschrieben.
• Es kann keinen Datensatz löschen, stornieren oder für ungültig erklären.
• Es bietet kein unterschriebenes PDF zum Herunterladen. Eine Online-Unterschrift besteht aus dem Datensatz oben plus dem PDF der Vorlage.
• Es lässt Kunden aus, die gelöscht oder anonymisiert wurden, obwohl ihre Haftungsausschluss-Datensätze erhalten bleiben.

Eine Anonymisierung löscht die IP-Adresse und das Gerät, die bei den Unterschriften des Kunden gespeichert sind; siehe Einen Kunden archivieren, exportieren oder anonymisieren. Beim Zusammenführen zweier Kunden wandern die Haftungsausschluss-Datensätze zu dem, den du behältst; siehe Doppelte Kunden zusammenführen.

Das Blatt Haftungsausschlüsse im Kundenexport

Daten exportieren im Aktionsmenü eines Kundenprofils lädt eine Excel-Datei mit einem Blatt Haftungsausschlüsse herunter, eine Zeile pro Datensatz:

Nutze dieses Blatt nicht als Nachweis:

• Nur Bestätigungen vor Ort tragen ein Datum. Online und per Upload erfasste Unterschriften lassen „Unterschrieben am“ leer und zeigen unter Abgelaufen immer Nein, egal wie alt sie sind.
• Die Spalte Abgelaufen wird aus der aktuellen Gültigkeit der Vorlage berechnet, nicht aus dem Datum unter Läuft ab, das im Datensatz gespeichert ist.
• Nie abgeschlossene Anfragen sind ebenfalls Zeilen, meist mit Online als Art, und nichts kennzeichnet sie als nicht unterschrieben.

Als Nachweis einer Unterschrift öffne den Datensatz hier oder im Tab Haftungsausschlüsse des Kunden. Verlässlich sind sein Status, Datum und Läuft ab.