Planifiez une sortie bateau

Une sortie, c'est un bateau qui part à une date sur un créneau de départ. Appuyez sur Nouvelle sortie sur la page Sorties bateau, ou cliquez sur un jour du calendrier, pour en planifier une.

La fenêtre de sortie

1. Choisissez la Date.
2. Choisissez le Départ. Les options sont les créneaux de départ de vos paramètres, par exemple AM 08:00. Cochez Définir une heure de départ précise pour cette sortie seulement quand cette sortie part à une heure différente de celle du créneau ; l'heure avance par pas de 15 minutes.
3. Choisissez le Bateau. Sa capacité devient celle de la sortie.
4. Choisissez éventuellement le Chef de bord. La personne doit être libre pendant toute la sortie ; si elle a déjà une sortie, une séance de formation, un service ou une absence sur ce créneau, DivePilot refuse.
5. Sous Sites de plongée, appuyez sur Ajouter un site pour chaque site que le bateau visite, dans l'ordre. Chaque arrêt est une liste consultable de tous vos sites de plongée actifs : saisissez une partie du nom pour le trouver. Faites glisser les lignes pour les réordonner. Une sortie peut compter jusqu'à 20 sites, et aucun est aussi possible.
6. Si votre centre de plongée propose ses sorties planifiées en ligne, passez Réservation en ligne sur Réservable en ligne pour que la sortie apparaisse sur votre page de réservation tant qu'il reste des places.
7. Appuyez sur Créer la sortie.

DivePilot n'autorise qu'une seule sortie par bateau, date et créneau de départ. Une deuxième est refusée avec « Une sortie existe déjà pour ce bateau à cette date et cette heure ».

Il n'y a pas de champ de notes ni de capacité par sortie. Les remarques sur un plongeur vont dans la note d'équipement de la réservation ou sur sa fiche ; la capacité vient du bateau et du Nombre maximal de plongeurs de chaque palanquée.

Modifier une sortie

Ouvrez la sortie et choisissez Modifier la sortie dans le menu des actions. Changer de bateau efface toutes les places attribuées sur la sortie, et la fenêtre vous en avertit avant l'enregistrement. Décocher l'heure de départ précise ramène la sortie à l'heure du créneau. Choisir Aucun chef de bord attribué retire le chef de bord de la sortie. Une fois qu'un carnet de plongée est enregistré sur la sortie, vous pouvez toujours enregistrer cette fenêtre, mais un site de plongée sur lequel une plongée a été renseignée ne peut pas être retiré de la sortie ; voir Les carnets de plongée côté équipe.

Déplacer une sortie à une autre date, un autre départ ou une autre heure de départ précise vérifie tout son équipage : le chef de bord, les membres de l'équipe présents dans ses palanquées et les moniteurs des séances de formation qui s'y déroulent doivent être libres au nouvel horaire, sinon l'enregistrement est refusé avec « … est déjà planifié(e) au nouvel horaire : … », qui nomme la personne et ce qu'elle a déjà. Les réservations de la sortie, celles qui y sont placées comme celles dont le client a choisi cette sortie en ligne, passent avec elle à la nouvelle date et au nouveau départ, tout comme les séances de formation qui s'y déroulent. Sauf si la nouvelle date est déjà passée, les clients confirmés qui ont réservé en ligne reçoivent l'e-mail « Votre sortie a été déplacée » avec les nouvelles informations et un fichier de calendrier qui met à jour leur entrée.

Les membres de l'équipe limités à leurs propres sorties ne peuvent modifier que les sorties dont ils sont le chef de bord.

Publier plus tard

Vous pouvez activer ou désactiver Réservation en ligne à tout moment depuis la même fenêtre. Une sortie publiée disparaît d'elle-même de la page de réservation dès qu'il ne reste plus de place. Si une sortie publiée n'apparaît pas, voir Une sortie ou une formation n'apparaît pas sur la page de réservation.

Supprimer une sortie

Supprimez depuis l'icône de corbeille de la liste. DivePilot vous demande de confirmer, puis retire la sortie avec ses palanquées, ses places et ses accompagnants. Une sortie avec un carnet de plongée enregistré ne peut pas être supprimée ; à la confirmation, DivePilot répond « Impossible de supprimer une sortie à laquelle des carnets de plongée sont rattachés ». Les réservations qui y étaient placées ne sont pas supprimées : celles qui étaient confirmées repassent en Réservée et, quand il ne reste aucune autre sortie à cette date, apparaissent sur le calendrier comme réservations sans sortie ; planifiez donc une sortie de remplacement et placez-les à nouveau. Sauf si la date de la sortie est déjà passée, les clients confirmés qui ont réservé en ligne reçoivent l'e-mail « Votre réservation a changé » : la confirmation précédente ne vaut plus, la réservation elle-même est conservée et une nouvelle confirmation suit dès que vous les placez à nouveau. La fenêtre de confirmation le précise.

Le rappel de chef de bord manquant

Si la sortie de demain n'a toujours pas de chef de bord, DivePilot envoie une notification, une fois par sortie.