Versiones de una exención y el bloqueo del documento

Una firma solo sirve de prueba si el documento que la respalda no cambia nunca. Por eso DivePilot bloquea el PDF de una plantilla en cuanto la plantilla tiene firmas, y por eso una nueva versión de una exención es siempre una plantilla nueva.

El bloqueo del documento

Cuando una plantilla tiene un registro de firma, Subir PDF y Sustituir el PDF desaparecen de su tarjeta. El diálogo de edición muestra Documento bloqueado en lugar del campo de subida: «Esta plantilla tiene 3 firmas. Su PDF, título, organización y versión ya no se pueden cambiar, para que los registros firmados se mantengan intactos. Para usar un documento nuevo, crea una plantilla nueva con otro número de versión.»

Solo cuenta una firma completada: firmada online, una copia subida o fotografiada, o una confirmación presencial. Un enlace de firma enviado y nunca usado, o uno caducado, no bloquea nada. El bloqueo también se aplica a una plantilla que aún no tiene PDF, así que sube el PDF antes de solicitar la primera firma.

En cada firma online de una plantilla con PDF, DivePilot guarda además una huella del PDF tal como estaba en ese momento. Aparece como Hash del documento en el registro firmado.

Qué queda bloqueado

El título, la organización y la versión quedan bloqueados junto con el PDF, de la misma forma - solo cuando hay una firma completada -, y el diálogo de edición los muestra como texto simple, porque un registro firmado muestra los valores actuales de la plantilla. La validez, el idioma, el estado, Exención médica y Exención general se pueden seguir editando cuando ya hay firmas. Dos cosas requieren cuidado:

• Para cambiar la etiqueta de un documento, crea en su lugar una plantilla nueva con el nuevo título, organización o versión; los registros firmados siguen apuntando a la antigua.
• Cambiar Validez (días) solo afecta a las firmas futuras. Cada registro existente conserva la fecha de caducidad que recibió al firmarse.

Publica una nueva versión

No hay historial de versiones ni vínculo entre una plantilla antigua y una nueva. Una nueva versión es una plantilla aparte:

1. En Ajustes, en Exenciones, pulsa Añadir exención.
2. Introduce el mismo Título y la misma Organización con una Versión nueva, por ejemplo 2025 en lugar de 2024.
3. Sube el PDF nuevo y ajusta la validez, Exención médica y Exención general igual que en la antigua.
4. Pulsa Añadir exención.
5. Edita la plantilla antigua y pon Estado en Inactiva, o pon su Exención general en No obligatoria.
6. Si las Exenciones adicionales de una plantilla de curso o las Exenciones adicionales para este grupo de un grupo de buceo incluyen la plantilla antigua, cámbiala también ahí por la nueva.

Quién tiene que volver a firmar

Las firmas pertenecen a la plantilla con la que se recogieron. La cabecera del cliente, el panel principal, la comprobación de exenciones de la salida y la notificación de caducidad miran cada plantilla por separado. Por tanto:

• A un cliente que solo firmó la versión antigua le falta la nueva en cuanto esta es obligatoria para él, ya sea por Exención general, por un curso o por un grupo de buceo.
• Si la versión antigua sigue activa y obligatoria, los clientes necesitan las dos.
• Las firmas antiguas se quedan en la pestaña Exenciones del cliente con su propio estado y se pueden seguir leyendo.

Añadir una versión no envía nada automáticamente. Solicita la nueva a cada cliente, de uno en uno, como se explica en Solicita la firma de una exención. El panel Exenciones que faltan del panel principal, que cubre las salidas de hoy y de mañana, y la Comprobación de exenciones de cada grupo de buceo muestran a quién le falta todavía.