Versiones de una exención y el bloqueo del documento

Una firma solo sirve de prueba si el documento que la respalda no cambia nunca. Por eso DivePilot bloquea el PDF de una plantilla en cuanto la plantilla tiene firmas, y por eso una nueva versión de una exención es siempre una plantilla nueva.

El bloqueo del documento

Cuando una plantilla tiene un registro de firma, Subir PDF y Sustituir el PDF desaparecen de su tarjeta. El diálogo de edición muestra Documento bloqueado en lugar del campo de subida: «Esta plantilla tiene 3 firmas: el PDF no se puede sustituir para mantener el documento intacto. Para usar un documento nuevo, crea una plantilla nueva con otro número de versión.»

Cuenta cualquier registro, no solo las firmas completadas. Un enlace de firma enviado y nunca usado, una copia en papel subida y una confirmación presencial bloquean el PDF. El bloqueo también se aplica a una plantilla que aún no tiene PDF, así que sube el PDF antes de solicitar la primera firma.

En cada firma online de una plantilla con PDF, DivePilot guarda además una huella del PDF tal como estaba en ese momento. Aparece como Hash del documento en el registro firmado.

Solo se bloquea el PDF

El título, la organización, la versión, la validez, el idioma, el estado y los interruptores de médica y obligatoria se pueden seguir editando cuando ya hay firmas. Dos de ellos requieren cuidado:

• Cambiar Versión cambia la etiqueta de todas las firmas ya recogidas con la plantilla, porque un registro firmado muestra la versión actual de la plantilla. Deja la versión como está y, en su lugar, crea una plantilla nueva.
• Cambiar Validez (días) solo afecta a las firmas futuras. Cada registro existente conserva la fecha de caducidad que recibió al firmarse.

Publica una nueva versión

No hay historial de versiones ni vínculo entre una plantilla antigua y una nueva. Una nueva versión es una plantilla aparte:

1. En Ajustes, en Exenciones, pulsa Añadir exención.
2. Introduce el mismo Título y la misma Organización con una Versión nueva, por ejemplo 2025 en lugar de 2024.
3. Sube el PDF nuevo y ajusta la validez, Exención médica y Obligatoria para bucear igual que en la antigua.
4. Pulsa Añadir exención.
5. Edita la plantilla antigua y pon Estado en Inactiva, o cambia Obligatoria para bucear a Opcional.

Quién tiene que volver a firmar

Las firmas pertenecen a la plantilla con la que se recogieron. La cabecera del cliente, el panel principal, la comprobación de exenciones de la salida y la notificación de caducidad miran cada plantilla por separado. Por tanto:

• A un cliente que solo firmó la versión antigua le falta la nueva en cuanto esta es obligatoria para bucear.
• Si la versión antigua sigue activa y obligatoria, los clientes necesitan las dos.
• Las firmas antiguas se quedan en la pestaña Exenciones del cliente con su propio estado y se pueden seguir leyendo.

Añadir una versión no envía nada automáticamente. Solicita la nueva a cada cliente, de uno en uno, como se explica en Solicita la firma de una exención. El panel Exenciones que faltan del panel principal, que cubre las salidas de hoy y de mañana, y la Comprobación de exenciones de cada grupo de buceo que no sea de un curso muestran a quién le falta todavía.