Eine Unterschrift ist nur dann ein Nachweis, wenn sich das Dokument dahinter nie ändert. Deshalb sperrt DivePilot das PDF einer Vorlage, sobald die Vorlage Unterschriften hat, und deshalb ist eine neue Version eines Haftungsausschlusses immer eine neue Vorlage.

Die Dokumentsperre

Sobald eine Vorlage einen Unterschriftsdatensatz hat, verschwinden PDF hochladen und PDF ersetzen von ihrer Karte. Der Bearbeitungsdialog zeigt statt des Upload-Felds Dokument gesperrt: „Diese Vorlage hat 3 Unterschriften - das PDF kann nicht ersetzt werden, damit das Dokument unverändert bleibt. Lege für ein neues Dokument eine neue Vorlage mit anderer Versionsnummer an.“

Jeder Datensatz zählt, nicht nur abgeschlossene Unterschriften. Ein gesendeter, aber nie genutzter Signaturlink, eine hochgeladene Papierkopie und eine Bestätigung vor Ort sperren das PDF genauso. Die Sperre gilt auch für eine Vorlage, die noch kein PDF hat. Lade das PDF also hoch, bevor du die erste Unterschrift anforderst.

Für jede Online-Unterschrift auf einer Vorlage mit PDF speichert DivePilot außerdem einen Fingerabdruck des PDFs, so wie es in diesem Moment war. Er erscheint als Dokument-Hash im unterschriebenen Datensatz.

Nur das PDF ist gesperrt

Titel, Organisation, Version, Gültigkeit, Sprache, Status und die Schalter für medizinisch und erforderlich bleiben auch nach Unterschriften bearbeitbar. Bei zweien ist Vorsicht geboten:

  • Eine Änderung von Version ändert die Versionsangabe jeder bereits gesammelten Unterschrift der Vorlage, weil ein unterschriebener Datensatz die aktuelle Version der Vorlage zeigt. Lass die Version unverändert und lege stattdessen eine neue Vorlage an.
  • Eine Änderung von Gültigkeit (Tage) wirkt nur auf künftige Unterschriften. Jeder bestehende Datensatz behält das Ablaufdatum, das er beim Unterschreiben bekommen hat.

Eine neue Version veröffentlichen

Es gibt keinen Versionsverlauf und keine Verbindung zwischen einer alten und einer neuen Vorlage. Eine neue Version ist eine eigene Vorlage:

  1. Drücke unter Einstellungen, dann Haftungsausschlüsse, auf Haftungsausschluss hinzufügen.
  2. Trage denselben Titel und dieselbe Organisation mit einer neuen Version ein, zum Beispiel 2025 statt 2024.
  3. Lade das neue PDF hoch und stelle Gültigkeit, Medizinischer Haftungsausschluss und Zum Tauchen erforderlich wie bei der alten Vorlage ein.
  4. Drücke Haftungsausschluss hinzufügen.
  5. Bearbeite die alte Vorlage und setze Status auf Inaktiv, oder stelle Zum Tauchen erforderlich auf Optional.

Wer neu unterschreiben muss

Unterschriften gehören zu der Vorlage, auf der sie gesammelt wurden. Der Kopfbereich des Kunden, die Übersicht, die Haftungsausschluss-Prüfung der Ausfahrt und die Benachrichtigung zum Ablauf betrachten jede Vorlage einzeln. Das heißt:

  • Ein Kunde, der nur die alte Version unterschrieben hat, gilt bei der neuen als fehlend, sobald die neue zum Tauchen erforderlich ist.
  • Bleibt die alte Version aktiv und erforderlich, brauchen Kunden beide.
  • Alte Unterschriften bleiben mit ihrem eigenen Status im Tab Haftungsausschlüsse des Kunden und bleiben lesbar.

Beim Hinzufügen einer Version wird nichts automatisch verschickt. Fordere die neue bei jedem Kunden einzeln an, wie in Eine Unterschrift für einen Haftungsausschluss anfordern beschrieben. Das Panel Fehlende Haftungsausschlüsse auf der Übersicht, das die Ausfahrten von heute und morgen abdeckt, und die Haftungsausschluss-Prüfung jeder Tauchgruppe, die keine Kursgruppe ist, zeigen, wem sie noch fehlt.

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