Versionen von Haftungsausschlüssen und die Dokumentsperre

Eine Unterschrift ist nur dann ein Nachweis, wenn sich das Dokument dahinter nie ändert. Deshalb sperrt DivePilot das PDF einer Vorlage, sobald die Vorlage Unterschriften hat, und deshalb ist eine neue Version eines Haftungsausschlusses immer eine neue Vorlage.

Die Dokumentsperre

Sobald eine Vorlage einen Unterschriftsdatensatz hat, verschwinden PDF hochladen und PDF ersetzen von ihrer Karte. Der Bearbeitungsdialog zeigt statt des Upload-Felds Dokument gesperrt: „Diese Vorlage hat 3 Unterschriften. PDF, Titel, Organisation und Version können nicht mehr geändert werden, damit die unterschriebenen Datensätze unverändert bleiben. Lege für ein neues Dokument eine neue Vorlage mit anderer Versionsnummer an.“

Nur eine abgeschlossene Unterschrift zählt: online unterschrieben, eine hochgeladene oder fotografierte Kopie, oder eine Bestätigung vor Ort. Ein gesendeter, aber nie genutzter Signaturlink oder ein abgelaufener sperrt nichts. Die Sperre gilt auch für eine Vorlage, die noch kein PDF hat. Lade das PDF also hoch, bevor du die erste Unterschrift anforderst.

Für jede Online-Unterschrift auf einer Vorlage mit PDF speichert DivePilot außerdem einen Fingerabdruck des PDFs, so wie es in diesem Moment war. Er erscheint als Dokument-Hash im unterschriebenen Datensatz.

Was gesperrt ist

Titel, Organisation und Version sind zusammen mit dem PDF gesperrt, auf dieselbe Weise - erst sobald eine Unterschrift abgeschlossen ist -, und der Bearbeitungsdialog zeigt sie als reinen Text, weil ein unterschriebener Datensatz die aktuellen Werte der Vorlage zeigt. Gültigkeit, Sprache, Status, Medizinischer Haftungsausschluss und Allgemeiner Haftungsausschluss bleiben auch nach Unterschriften bearbeitbar. Bei zwei Dingen ist Vorsicht geboten:

• Um ein Dokument umzubenennen, lege stattdessen eine neue Vorlage mit dem neuen Titel, der neuen Organisation oder der neuen Version an; die unterschriebenen Datensätze verweisen weiterhin auf die alte.
• Eine Änderung von Gültigkeit (Tage) wirkt nur auf künftige Unterschriften. Jeder bestehende Datensatz behält das Ablaufdatum, das er beim Unterschreiben bekommen hat.

Eine neue Version veröffentlichen

Es gibt keinen Versionsverlauf und keine Verbindung zwischen einer alten und einer neuen Vorlage. Eine neue Version ist eine eigene Vorlage:

1. Drücke unter Einstellungen, dann Haftungsausschlüsse, auf Haftungsausschluss hinzufügen.
2. Trage denselben Titel und dieselbe Organisation mit einer neuen Version ein, zum Beispiel 2025 statt 2024.
3. Lade das neue PDF hoch und stelle Gültigkeit, Medizinischer Haftungsausschluss und Allgemeiner Haftungsausschluss wie bei der alten Vorlage ein.
4. Drücke Haftungsausschluss hinzufügen.
5. Bearbeite die alte Vorlage und setze Status auf Inaktiv, oder stelle bei ihr Allgemeiner Haftungsausschluss auf Nicht erforderlich.
6. Steht die alte Vorlage bei einer Kursvorlage unter Zusätzliche Haftungsausschlüsse oder bei einer Tauchgruppe unter Zusätzliche Haftungsausschlüsse für diese Gruppe, ersetze sie auch dort durch die neue.

Wer neu unterschreiben muss

Unterschriften gehören zu der Vorlage, auf der sie gesammelt wurden. Der Kopfbereich des Kunden, die Übersicht, die Haftungsausschluss-Prüfung der Ausfahrt und die Benachrichtigung zum Ablauf betrachten jede Vorlage einzeln. Das heißt:

• Ein Kunde, der nur die alte Version unterschrieben hat, gilt bei der neuen als fehlend, sobald die neue für ihn erforderlich ist, ob über Allgemeiner Haftungsausschluss, einen Kurs oder eine Tauchgruppe.
• Bleibt die alte Version aktiv und erforderlich, brauchen Kunden beide.
• Alte Unterschriften bleiben mit ihrem eigenen Status im Tab Haftungsausschlüsse des Kunden und bleiben lesbar.

Beim Hinzufügen einer Version wird nichts automatisch verschickt. Fordere die neue bei jedem Kunden einzeln an, wie in Eine Unterschrift für einen Haftungsausschluss anfordern beschrieben. Das Panel Fehlende Haftungsausschlüsse auf der Übersicht, das die Ausfahrten von heute und morgen abdeckt, und die Haftungsausschluss-Prüfung jeder Tauchgruppe zeigen, wem sie noch fehlt.