Fai il check-in di un ospite con il suo codice QR

Gli ospiti che si registrano o prenotano online ricevono un codice di check-in personale. Quando arrivano, lo scansioni con il telefono e finisci direttamente sulla loro prenotazione o sulla loro scheda cliente, con tutto ciò che resta da sistemare in un unico posto.

Dove gli ospiti ricevono il codice

• Dopo la registrazione tramite il tuo link di autoregistrazione, la schermata di conferma mostra Il tuo codice di check-in con la didascalia «Mostra questo codice quando arrivi. Così il team apre subito i tuoi dati.» L'ospite riceve anche un'email con oggetto «I tuoi dati sono arrivati a» seguito dal nome del tuo centro immersioni, con lo stesso codice.
• Dopo una prenotazione online, la schermata di conferma mostra la stessa card, con la didascalia «Mostra questo codice quando arrivi. Così il team apre subito la tua prenotazione.»
• Anche le email di prenotazione ricevuta e di prenotazione confermata contengono il codice della prenotazione. Le email di annullamento, di cambio di programma e di uscita spostata non lo contengono.

Nella schermata di conferma, Salva immagine scarica il codice come immagine, per una prenotazione con il nome <numero di prenotazione>-check-in.png, e «Te l'abbiamo inviato anche via email.» ricorda all'ospite che lo trova anche nella posta. Un codice di registrazione porta al cliente, un codice di prenotazione a quella prenotazione. Le prenotazioni che crei tu non inviano email, quindi quegli ospiti non hanno un codice di prenotazione: vedi Le e-mail che ricevono i tuoi ospiti.

Scansiona il codice

DivePilot non ha uno scanner interno. Inquadra il codice con la normale app fotocamera del telefono e apri il link che mostra.

• Se hai effettuato l'accesso, la prenotazione o il cliente si apre subito.
• Altrimenti DivePilot ti chiede prima di accedere e poi ti porta direttamente alla prenotazione o al cliente.
• Il codice si apre solo per il team dello stesso centro immersioni. Un codice di un altro centro, o di una scheda eliminata, mostra Prenotazione non trovata o Cliente non trovato con «Questo codice appartiene a un altro diving center, oppure la scheda è stata eliminata.»
• Un link che non è un codice di check-in valido mostra Codice sconosciuto.

Fai il check-in nella pagina della prenotazione

«Con check-in» è uno stato della prenotazione a sé, tra Confermata e Completata. Una prenotazione deve essere confermata prima che l'ospite possa fare il check-in, un subacqueo di immersioni ricreative deve essere in un gruppo d'immersione e un allievo deve essere iscritto a un corso.

L'intestazione della prenotazione mostra sempre il passaggio successivo come pulsante principale: Conferma finché la prenotazione è riservata, poi Fai il check-in quando è confermata. Dopo il check-in il pulsante scompare, e i dati della prenotazione nell'intestazione mostrano «Check-in» con l'ora, oppure la data e l'ora se non era oggi, e chi l'ha premuto. Annulla check-in tra le azioni della prenotazione la riporta a Confermata, ad esempio se l'hai premuto sulla prenotazione sbagliata. Entrambi richiedono il permesso di modificare le prenotazioni. Vedi Gli stati di una prenotazione.

Un subacqueo di immersioni ricreative confermato a mano senza un posto riceve invece Assegna e check-in. Apre un elenco dei gruppi d'immersione sulle uscite di quel giorno e di quella partenza, ognuno con il suo responsabile e quanto è pieno. Un gruppo completo è segnato Completo ma si può comunque scegliere; la finestra avverte allora che l'ospite va uno oltre la capienza del gruppo. Sceglierne uno e premere Assegna e check-in assegna il posto all'ospite e fa il check-in in un solo passaggio. Serve anche il permesso di aggiungere partecipanti; senza, l'intestazione mostra «Prima assegna a un gruppo». Se per quel giorno e quella partenza non esiste ancora un'uscita, la finestra lo dice e rimanda alle uscite. Una prenotazione per un corso non iscritta mostra «Prima iscrivi a un corso» invece di offrire il check-in.

La checklist di arrivo

Se puoi vedere i clienti, la Checklist di arrivo è la prima card della pagina della prenotazione. Dopo aver scansionato un codice di prenotazione, la pagina scorre fino alla checklist e la evidenzia. Senza questo permesso vedi solo i pulsanti nell'intestazione.

Ogni controllo è una riga: una spunta verde quando è completato, un avviso ambra quando serve il tuo intervento e un trattino grigio quando non c'è nulla da verificare. Sulla destra di una riga c'è al massimo un pulsante. L'indicatore in alto ha una barra per ogni controllo che si applica, con accanto «2 su 4 pronti», oppure Tutto pronto quando è tutto a posto. Le note mediche e i controlli senza nulla da verificare non vengono contati.

• Liberatorie: le liberatorie di cui questo ospite ha bisogno per questa prenotazione. Per un'immersione ricreativa sono le liberatorie generali per le immersioni ricreative più le liberatorie aggiuntive del gruppo d'immersione a cui è assegnato; per una prenotazione di corso, le liberatorie generali per i corsi più le liberatorie aggiuntive del modello di corso. Vedi Liberatorie obbligatorie e questionario medico. La riga nomina la liberatoria ancora da firmare, «…: non firmata» o «…: scaduta», oppure dice «2 da firmare:» seguito dai loro nomi, «Tutte e 2 firmate» o «Nessuna liberatoria richiesta».
  • Finché manca una liberatoria, Invia apre un menu. Per ogni liberatoria mancante offre Invia link di firma, che invia all'ospite via email un link per firmarla, oppure Invia di nuovo il link quando una richiesta è già aperta, e Altri modi di firmare, che apre la finestra della liberatoria per firmare di persona sul tuo schermo, caricare una copia cartacea firmata o copiare il link. Aggiungi un'altra liberatoria in fondo apre la stessa finestra per qualsiasi liberatoria. Per l'invio via email servono il permesso di richiedere firme e un indirizzo email sul cliente. Vedi Richiedi la firma di una liberatoria.
• Brevetto: per un'immersione ricreativa, i brevetti del subacqueo confrontati con il requisito del suo gruppo d'immersione, come nella pagina dell'uscita. Un brevetto di un'altra didattica appare come avviso a controllare la tessera. Prima che l'ospite sia assegnato, la riga dice «Non ancora in un gruppo, nessun requisito da verificare», e un gruppo senza requisito mostra «… non ha requisiti di brevetto». Per ogni prenotazione la riga dice poi se i brevetti sono verificati, per esempio «2 da verificare · 1 non valido», «Tutti i brevetti verificati» oppure «Nessun brevetto registrato». Sotto, ogni brevetto è un chip, dal livello più alto: verde se verificato, ambra finché non è ancora verificato, rosso e barrato se segnato come non valido. Verifica brevetti apre i brevetti del subacqueo per verificarli, segnarli come non validi, correggerli o aggiungerne uno senza aprire la finestra di modifica del cliente. Vedi Verifica i brevetti di un subacqueo.
• Attrezzatura: finché la richiesta di attrezzatura della prenotazione è aperta, «Non ancora noleggiato:» seguito dagli articoli richiesti, con Completare per aprire un nuovo noleggio già compilato con quegli articoli. Quando c'è un noleggio collegato la riga dice «L'attrezzatura richiesta è noleggiata» con Apri il noleggio o Vedi il noleggio. Senza una richiesta mostra le taglie e l'attrezzatura propria dalla scheda.
• Profilo: «Tutti i dati obbligatori sono compilati», oppure «Manca:» seguito dai campi che il tuo modulo cliente segna come Obbligatorio e che sono ancora vuoti, con Invia link di aggiornamento perché il subacqueo completi da solo ciò che manca. Finché un link di aggiornamento è aperto, la riga aggiunge «Link di aggiornamento aperto fino al …» e il pulsante diventa Link di aggiornamento, un menu con Mostra QR di aggiornamento per mostrare il suo codice a schermo intero perché il subacqueo lo scansioni, Copia link e Nuovo link. Un link creato qui e non inviato via email si apre subito a schermo intero. Vedi Lascia che un subacqueo aggiorni i suoi dati.
• Medico, solo quando il cliente ha note mediche: «Note presenti» con Leggi le note, che apre la scheda del cliente. La checklist non mostra le note.

Fai il check-in dall'uscita

Nella pagina di un'uscita, ogni subacqueo con prenotazione confermata in un gruppo d'immersione ha due piccoli pulsanti sulla sua riga, Fai il check-in e Segna come non presentato, così fai il check-in di tutta la barca senza aprire ogni prenotazione. Una volta fatto il check-in, le iniziali del subacqueo diventano una spunta verde e il pulsante del check-in diventa verde; passaci sopra con il mouse per vedere l'ora, e premilo di nuovo per annullare il check-in. Per un ospite con check-in fatto, che il server accetta comunque, DivePilot ti chiede prima di confermare. Un subacqueo segnato come non presentato mostra invece una freccia di annullamento, che riporta la prenotazione a Confermata. Entrambi richiedono il permesso di modificare le prenotazioni e non compaiono sullo staff. Il numero di prenotazione sulla riga apre la prenotazione.

Il giorno dell'uscita, il Controllo partenza mostra quanti subacquei con prenotazione confermata hanno fatto il check-in, «3 su 8 con check-in», e diventa verde con «Tutti con check-in». Vedi La pagina dell'uscita.

Check-in e altre modifiche

• Il check-in si fa solo su una prenotazione confermata. Altrimenti DivePilot risponde «Il check-in si fa solo su una prenotazione confermata. Confermala prima.» Un'immersione ricreativa senza gruppo d'immersione viene rifiutata con «Assegna l'ospite a un gruppo di immersione prima del check-in.», una prenotazione per un corso senza iscrizione con «Iscrivi l'allievo a un corso prima del check-in.» La checklist non compare sulle prenotazioni annullate e su quelle con mancata presentazione.
• Un ospite con check-in fatto può comunque essere segnato come non presentato, per il caso raro in cui è arrivato ma non si è immerso. DivePilot ti chiede prima di confermare, e il check-in viene cancellato.
• Un non presentato segnato per errore, o un ospite che alla fine è arrivato in ritardo, torna a Confermata con Annulla non presentato nell'intestazione della prenotazione o con la freccia di annullamento sulla sua riga nell'uscita.
• Una prenotazione con check-in fatto si completa da sola dopo l'uscita, come una confermata.
• Un ospite con check-in fatto può solo essere spostato in un altro gruppo d'immersione, mai tolto dall'uscita: Rimuovi dal gruppo non viene offerto per lui, e un gruppo o un'uscita con ospiti che hanno fatto il check-in non si può eliminare. Rimuovere un'iscrizione a un corso o annullare il corso riporta la prenotazione a Riservata e cancella il check-in.
• Ripristinare una prenotazione annullata cancella il suo check-in.

Trova nella lista chi ha fatto il check-in

Nell'elenco delle prenotazioni, una prenotazione con check-in mostra lo stato Con check-in, e il filtro per stato ha l'opzione Con check-in.

Scansiona il codice di un cliente

Il codice della schermata o dell'email di registrazione apre la scheda del cliente con un riquadro Oggi al diving sopra le schede. Elenca le prenotazioni aperte di oggi del cliente, di ogni tipo: assegnate all'uscita di oggi, in un corso con una sessione o l'inizio oggi, oppure prenotate per oggi e non ancora assegnate. Ognuna ha Apri check-in, che ti porta alla checklist di arrivo di quella prenotazione. Se oggi non c'è nessuna prenotazione, il riquadro dice «Nessuna prenotazione per oggi.» e offre Nuova prenotazione, che avvia una prenotazione per questo cliente. Vedi il riquadro solo se puoi vedere le prenotazioni.

Nota: Il codice di registrazione funziona anche dopo che l'ospite ha prenotato. Scansionalo e scegli la prenotazione giusta nel riquadro.