De installatiegids stap voor stap

Dit is de aanvulling op Doorloop de installatiegids: één onderdeel per stap, in de volgorde waarin de gids ze toont.

1. Basisgegevens

Twee blokken. Vertrektijden is dezelfde editor als onder Instellingen: per rij een naam, een vertrektijd en een gebruikelijke terugkomsttijd, een schakelaar om het vertrek in te schakelen, en Vertrek toevoegen voor meer. Je duikcentrum begint met AM, PM en Night al ingevuld. Valuta en datums bepaalt de Datumnotatie, getoond met live voorbeelden, en de Standaardtaal voor klanten, die de taal vooraf invult als je Klant toevoegen gebruikt en de taal is van de facturatiemails die naar je duikcentrum worden gestuurd.

2. Facturen en betalingen

Alleen wat je eerste factuur en betaling nodig hebben, zoals de regel bovenaan zegt; al het andere staat onder Instellingen. De stap vraagt het recht om bedrijfsgegevens te wijzigen. Een deel dat je in Instellingen niet mag wijzigen, is alleen-lezen, met "Iemand met toegang tot Prijslijst stelt dit in." en de naam van het tabblad. Welke delen verschijnen, hangt af van het land van je duikcentrum.

• Je bedrijf: de bedrijfsnaam, vooraf ingevuld met de naam van je duikcentrum, dan straat, postcode en plaats. Het zijn dezelfde velden als onder Bedrijf en btw en ze worden daar opgeslagen. Zie Bedrijfsgegevens en btw-tarieven.
• Btw: alleen waar de regels van je land een fiscaal gegeven kennen. Vraagt je land of je geregistreerd bent voor de btw of GST, dan komt die schakelaar eerst, met de tekst en de hint van je land, en het fiscaal nummer (in Thailand ook het filiaal) verschijnt zodra hij aan staat. Heeft je land een eigen vorm voor het fiscaal nummer zonder die schakelaar, zoals Australië, dan verschijnt alleen het veld voor het fiscaal nummer. In landen als Duitsland of Oostenrijk ontbreekt dit deel.
• Betalingen aan de balie: Contant, Kaart en Bankoverschrijving om aan te vinken, zoals ze onder Betaalmethoden staan. In Duitsland, Oostenrijk en Frankrijk (Guadeloupe, Martinique en Réunion inbegrepen) toont het aanvinken van een methode die het vraagt er direct onder dezelfde fiscale bevestiging als onder Betaalmethoden. De stap slaat pas op als je die bevestigt of de methode uitvinkt: "Bevestig dit eerst of vink de methode uit." Zie Betaalmethoden.
• Prijzen: Prijs per funduik, de prijs per duik in de prijslijst, en Volledige uitrusting per dag, de dagprijs van het pakket dat de meeste categorieën verhuurt. Heb je nog geen pakket, dan wordt een nieuw pakket Volledige uitrusting aangemaakt met van elke huurcategorie één. Beide zijn optioneel en worden opgeslagen in de prijslijst; laat een veld leeg om het later in te stellen.
• Online betalingen: Moeten gasten online kunnen betalen? met Ja of Later. Later laat aanbetalingen en annuleringskosten zoals ze zijn. Ja toont nog drie delen:
  • Aanbetaling bij online boekingen: Geen, 20 % of 50 %, geschreven in de regels voor aanbetalingen onder Aanbetaling en annulering, voor funduiken en cursussen gelijk. Een aanbetaling kan pas aan als Stripe gekoppeld is, dus daarvoor wordt hij uitgeschakeld opgeslagen met het percentage al ingevuld; zet hem aan onder Aanbetaling en annulering zodra Stripe gekoppeld is. Zie Aanbetalingen voor online boekingen.
  • Annuleringsbeleid: Geen, of de voorinstelling Flexibel, Gemiddeld of Streng uit de editor onder Aanbetaling en annulering, die dezelfde kosten invult. Het is een vertrekpunt; de kosten kun je later verfijnen. Zie Annuleringsvoorwaarden.
  • Stripe nu koppelen slaat de stap op, sluit de gids en opent Online betalingen in Instellingen, waar je Stripe koppelt. Later koppelen bewaart dat voor een ander moment. Stripe wordt nooit binnen de gids gekoppeld. Zie Stripe koppelen voor online betalingen.

Wijken je regels voor aanbetalingen of je annuleringskosten al af van deze keuzes, dan is Eigen gekozen en blijven ze zoals ze zijn.

Een slotnotitie linkt naar elk bijbehorend tabblad onder Instellingen: Bedrijf en btw, Prijslijst, Betaalmethoden, Rekeningen en kortingen, Facturen en kwitanties, Aanbetaling en annulering en Online betalingen, elk alleen als link als je het mag openen. Op de checklist van het dashboard heet de stap Klaar voor facturen, zie Doorloop de installatiegids.

3. Vloot en zwembad

Voeg elke boot toe met een Naam boot en een Capaciteit tussen 1 en 200, en druk dan op Boot toevoegen. Onder de scheidingslijn voeg je een oefenbad toe met een Naam zwembad en een capaciteit tot 50, als er cursussessies in geboekt gaan worden. Namen moeten uniek zijn. De boten worden aangemaakt als je op Opslaan & doorgaan drukt. Heb je geen boten, dan zegt de stap dat en kun je hem overslaan.

4. Duikstekken

Vul een Naam duikstek in en de Max. diepte (m), een heel getal van 1 tot 350, en klik op de kaart om de speld te plaatsen. De kaart opent op je land. Zonder speld weigert Duikstek toevoegen met "Klik op de kaart om een locatie te bepalen", en Opslaan & doorgaan weigert bij een duikstek die je hebt ingevuld maar nooit hebt toegevoegd, met "Je hebt het formulier ingevuld maar niet aan de lijst toegevoegd. Druk eerst op Toevoegen of maak het formulier leeg." Hetzelfde geldt bij de stappen Vloot en Team. Druk per duikstek op Duikstek toevoegen; duikstekken die al in het systeem staan, vind je onder Al toegevoegd. Een duikstek met coördinaten is ook wat het weerpaneel op het dashboard nodig heeft.

5. Uitrusting

Zet bovenaan Huurmateriaal online aanbieden aan, zodat gasten huurmateriaal kunnen aanvragen als ze boeken, en Prijzen tonen op de boekingspagina als ze je prijzen mogen zien; dat werkt ook zonder online verhuur. Voeg met Maat toevoegen voorraad per maat toe aan de gedeelde categorieën die DivePilot bij de aanmelding heeft aangemaakt, tot 20 maten per categorie. Verhuurprijzen stel je in de prijslijst in. Artikelen die individueel op serienummer worden bijgehouden, regel je hier niet; voeg die later toe onder Materiaal.

6. Je team

Voeg elke collega toe met 1. Basisgegevens: voornaam, achternaam, e-mail, een functieomschrijving en de Roosterrollen waarvoor die ingepland kan worden. Daarna 2. Rechten: kies een chip met een voorinstelling of vink rechten met de hand aan, en druk op Teamlid toevoegen. De rechtenlijst is ingeklapt per onderdeel en dan per groep: open er een om daarin aan te vinken, of vink het vakje van een onderdeel of groep aan om alles ervan te nemen. De uitnodigingen worden pas verstuurd als je de stap opslaat. Uitgenodigde gebruikers ontvangen de e-mail in het Engels; na het inloggen kunnen ze van taal wisselen.

7. Vrijwaringssjablonen

Kies de formulieren die je gasten ondertekenen. De standaardvrijwaringen van de organisaties staan per organisatie vermeld, elk met een aanvinkvakje, met Verplicht voor iedereen waar het formulier meestal verplicht is, en met een icoon dat de PDF opent. De organisatie waarmee je je hebt aangemeld staat bovenaan, gemarkeerd met Jouw organisatie, en al haar formulieren zijn al aangevinkt; elke andere organisatie begint zonder vinkjes. Vink uit wat je niet nodig hebt, vink andere formulieren aan die je aanbiedt, of gebruik per organisatie Alles selecteren en Selectie wissen. De regel onder de lijst telt je selectie. Opslaan voegt alleen de aangevinkte formulieren toe als sjablonen; een formulier dat je al hebt, staat er als Al toegevoegd en blijft zoals het is. Heeft je organisatie geen standaardformulieren, dan zegt de stap dat en is er niets aangevinkt. Een aangevinkt formulier met Verplicht voor iedereen wordt toegevoegd als verplicht voor elke duiker; je kunt het later in Instellingen beperken tot funduiken of cursussen. Zie Voeg de standaardvrijwaringen van de organisaties toe. Een eigen vrijwaring toevoegen opent een venster voor je eigen document: titel, organisatie, versie, geldigheid in dagen, taal, status, Algemene vrijwaring om te kiezen wie hem moet ondertekenen, en een optionele PDF. Een eigen vrijwaring wordt aangemaakt zodra je het venster bevestigt.

8. Aanmelding gasten

De QR-code en link voor registratie, zoals op de instellingenpagina Registratie, gevolgd door de twee kaarten voor Online boeken, Funduiken en Cursussen, elk met Uit, Alleen gepland, Gepland + aanvragen en Alleen aanvragen. De kaarten worden opgeslagen zodra je erop klikt. Daaronder staat een melding dat gasten ook voor meerdere personen en meerdere duiken tegelijk kunnen boeken, en Instellingen online boeken sluit de gids en brengt je naar het tabblad waar je instelt hoeveel. Instellingen klantformulier sluit de gids en brengt je naar het tabblad waar je kiest welke velden gasten invullen.

9. Huisstijl

Upload je logo, dat meteen wordt opgeslagen, kies de Primaire kleur en Accentkleur met de contrastcontrole, kies Licht of Donker onder Paginamodus, en vul de Contactgegevens in voor je openbare pagina's. Het live-voorbeeld toont je boekingspagina terwijl je typt. Opslaan blijft uitgeschakeld zolang het contrast van de primaire kleur met wit te laag is.