Le guide de configuration étape par étape

Cet article complète Parcourez le guide de configuration : une section par étape, dans l'ordre où le guide les présente.

1. Essentiels

Deux blocs. Créneaux de départ est le même éditeur que dans les Paramètres : un nom, une heure de départ et une heure de retour habituelle par ligne, un interrupteur pour l'activer, Ajouter un créneau pour en ajouter. Votre centre de plongée démarre avec AM, PM et Night déjà en place. Devise et dates règle le Format de date, illustré par des exemples en direct, et la Langue par défaut du client, qui pré-remplit la langue quand vous utilisez Ajouter un client et qui est la langue des e-mails de facturation envoyés à votre centre de plongée.

2. Factures et paiements

Seulement ce dont votre première facture et votre premier paiement ont besoin, comme le dit la ligne du haut ; tout le reste se trouve dans les Paramètres. L'étape demande l'autorisation de modifier les informations de l'entreprise. Une partie que vous ne pouvez pas modifier dans les Paramètres s'affiche en lecture seule, avec « Une personne ayant accès à Tarifs règle ceci. » et le nom de son onglet. Les parties affichées dépendent du pays de votre centre de plongée.

• Votre entreprise : la raison sociale, préremplie avec le nom de votre centre de plongée, puis la rue, le code postal et la ville. Ce sont les mêmes champs que sous Entreprise et taxes, et ils y sont enregistrés. Voir Informations de l'entreprise et taux de taxe.
• Taxes : seulement là où les règles de votre pays connaissent une information fiscale. Si votre pays demande si vous êtes assujetti à la TVA ou à la GST, cet interrupteur vient en premier, avec le libellé et l'indication de votre pays, et le numéro fiscal (en Thaïlande aussi l'établissement) apparaît une fois qu'il est activé. Si votre pays a son propre format de numéro fiscal sans cet interrupteur, comme l'Australie, seul le champ du numéro fiscal s'affiche. Dans des pays comme l'Allemagne ou l'Autriche, cette partie n'apparaît pas.
• Paiements au comptoir : Espèces, Carte et Virement bancaire à cocher, tels qu'ils sont sous Modes de paiement. En Allemagne, en Autriche et en France (Guadeloupe, Martinique et La Réunion comprises), cocher un mode qui l'exige affiche juste en dessous la même confirmation fiscale que sous Modes de paiement. L'étape ne s'enregistre pas tant que vous ne l'avez pas confirmée ou que vous n'avez pas décoché le mode : « Confirmez d'abord, ou décochez ce mode. » Voir Moyens de paiement.
• Prix : Prix par plongée exploration, le prix par plongée des tarifs, et Équipement complet par jour, le prix par jour du kit qui loue le plus de catégories. Si vous n'avez encore aucun kit, un nouveau kit Équipement complet est créé avec une pièce de chaque catégorie de location. Les deux sont facultatifs et enregistrés dans les tarifs ; laissez un champ vide pour le définir plus tard.
• Paiements en ligne : Les clients doivent-ils pouvoir payer en ligne ? avec Oui ou Plus tard. Plus tard laisse les acomptes et les frais d'annulation tels quels. Oui affiche trois parties de plus :
  • Acompte sur les réservations en ligne : Aucun, 20 % ou 50 %, écrit dans les règles d'acompte d'Acomptes et annulations, pour les plongées exploration comme pour les formations. Un acompte ne peut être activé qu'une fois Stripe connecté : avant, il est donc enregistré désactivé, avec le pourcentage déjà saisi ; activez-le sous Acomptes et annulations une fois Stripe connecté. Voir Acomptes pour les réservations en ligne.
  • Conditions d'annulation : Aucune, ou le préréglage Souple, Modérée ou Stricte de l'éditeur d'Acomptes et annulations, qui écrit les mêmes frais. C'est un point de départ ; vous pourrez affiner les frais plus tard. Voir Conditions d'annulation.
  • Connecter Stripe maintenant enregistre l'étape, ferme le guide et ouvre Paiements en ligne dans les Paramètres, où vous connectez Stripe. Connecter plus tard remet cela à plus tard. Stripe n'est jamais connecté à l'intérieur du guide. Voir Connecter Stripe pour les paiements en ligne.

Si vos règles d'acompte ou vos frais d'annulation diffèrent déjà de ces choix, l'option Le vôtre ou Les vôtres est sélectionnée et les laisse tels quels.

Une note finale donne le lien vers chaque onglet concerné des Paramètres : Entreprise et taxes, Tarifs, Modes de paiement, Notes et remises, Factures et reçus, Acomptes et annulations et Paiements en ligne, chacun en lien seulement si vous pouvez l'ouvrir. Dans la liste du tableau de bord, l'étape s'appelle Prêt à facturer, voir Parcourez le guide de configuration.

3. Flotte et piscine

Ajoutez chaque bateau avec un Nom du bateau et une Capacité entre 1 et 200, puis Ajouter un bateau. Sous le séparateur, ajoutez une piscine d'entraînement avec un Nom de la piscine et une capacité jusqu'à 50, si des séances de formation y seront réservées. Les noms doivent être uniques. Les bateaux sont créés quand vous appuyez sur Enregistrer et continuer. Si vous n'avez pas de bateau, l'étape le dit et vous pouvez la passer.

4. Sites de plongée

Saisissez un Nom du site et la Profondeur max (m), un nombre entier de 1 à 350, et cliquez sur la carte pour poser le repère. La carte s'ouvre sur votre pays. Sans repère, Ajouter le site refuse avec « Cliquez sur la carte pour définir une position », et Enregistrer et continuer refuse un site que vous avez rempli mais jamais ajouté, avec « Vous avez rempli le formulaire sans l'ajouter à la liste. Appuyez d'abord sur Ajouter, ou videz le formulaire. » Il en va de même dans les étapes Flotte et Équipe. Appuyez sur Ajouter le site pour chaque site ; les sites déjà dans le système figurent sous Déjà ajouté. Un site avec des coordonnées est aussi ce dont le panneau météo du tableau de bord a besoin.

5. Équipement

En haut, activez Proposer la location de matériel en ligne pour que les clients puissent demander du matériel de location lors de leur réservation, et Afficher les tarifs sur la page de réservation s'ils doivent voir vos tarifs ; cela fonctionne même sans location en ligne. Ajoutez du stock par taille aux catégories mutualisées que DivePilot a créées à l'inscription avec Ajouter une taille, jusqu'à 20 tailles par catégorie. Les prix de location se définissent dans l'onglet Tarifs ; voir Les tarifs. Les articles suivis individuellement par numéro de série ne sont pas gérés ici ; ajoutez-les plus tard sous Équipement.

6. Votre équipe

Ajoutez chaque collègue avec 1. Informations de base : prénom, nom, e-mail, un libellé de rôle et les Rôles au planning pour lesquels il peut être planifié. Puis 2. Autorisations : choisissez une pastille de préréglage ou cochez les autorisations à la main, et appuyez sur Ajouter la personne. La liste des autorisations est repliée par domaine puis par groupe : ouvrez-en un pour cocher à l'intérieur, ou cochez la case d'un domaine ou d'un groupe pour le prendre en entier. Les invitations ne partent que lorsque vous enregistrez l'étape. Les utilisateurs invités reçoivent l'e-mail en anglais ; ils peuvent changer de langue après s'être connectés.

7. Modèles de décharge

Choisissez les formulaires que signent vos clients. Les décharges standard des organismes sont listées par organisme, chacune avec une case à cocher, Obligatoire pour tous lorsque le formulaire est habituellement obligatoire, et une icône qui ouvre le PDF. L'organisme choisi à l'inscription vient en premier, marqué Votre organisme, avec tous ses formulaires déjà cochés ; tous les autres organismes démarrent décochés. Décochez ce dont vous n'avez pas besoin, cochez les autres formulaires que vous proposez, ou utilisez Tout sélectionner et Tout désélectionner par organisme. La ligne sous la liste compte votre sélection. Enregistrer n'ajoute comme modèles que les formulaires cochés ; un formulaire que vous avez déjà apparaît comme Déjà ajouté et reste tel quel. Si votre organisme n'a pas de formulaires standard, l'étape le dit et rien n'est coché. Un formulaire coché marqué Obligatoire pour tous est ajouté comme obligatoire pour chaque plongeur ; vous pourrez le restreindre à la plongée exploration ou à la formation plus tard dans les Paramètres. Voir Ajoutez les décharges standard des organismes. Ajouter une décharge personnalisée ouvre une fenêtre pour votre propre document : titre, organisme, version, validité en jours, langue, statut, Décharge générale pour choisir qui doit la signer, et un PDF facultatif. Une décharge personnalisée est créée dès que vous validez la fenêtre.

8. Inscription des clients

Le QR code et le lien d'inscription, comme sur la page de paramètres Inscription, suivis des deux cartes Réservation en ligne, Plongées et Formations, chacune avec Désactivé, Programmées seulement, Programmées + demandes et Demandes seulement. Les cartes s'enregistrent dès que vous cliquez dessus. En dessous, une note indique que les clients peuvent aussi réserver pour plusieurs personnes et plusieurs plongées à la fois, et Paramètres de réservation en ligne ferme le guide et vous amène à l'onglet où vous en fixez le nombre. Paramètres du formulaire client ferme le guide et vous amène à l'onglet où vous choisissez les champs que remplissent les clients.

9. Image de marque

Importez votre logo, enregistré immédiatement, choisissez la Couleur primaire et la Couleur d’accent avec le contrôle du contraste, sélectionnez Clair ou Sombre sous Mode des pages, et renseignez les Coordonnées de vos pages publiques. L'aperçu en direct montre votre page de réservation au fil de la saisie. L'enregistrement reste désactivé tant que le contraste de la couleur primaire avec le blanc est trop faible.