Nodig je eerste teamlid uit

Iedereen die in DivePilot werkt, heeft een eigen account. Je nodigt ze uit vanaf de pagina Gebruikers, ze stellen een wachtwoord in via de uitnodigingsmail en zijn meteen ingelogd.

De uitnodiging versturen

1. Open Gebruikers onder Beheer in de zijbalk en druk op Gebruiker toevoegen.
2. Vul Voornaam, Achternaam en E-mail in. Je kunt het e-mailadres achteraf niet wijzigen, maar de persoon zelf wel, in Profiel bewerken.
3. Kies een Functieomschrijving. Dit is de naam die naast de persoon wordt getoond, bijvoorbeeld Instructeur of Eigenaar. Kies een suggestie of schrijf je eigen tekst. Het heeft geen invloed op wat iemand mag doen.
4. Kies de Taal die de uitnodigingsmail en de app voor deze persoon gebruiken.
5. Vink eventueel een of meer Rollen aan: Instructeur, Divemaster of Kantoor. Die bepalen waarvoor de persoon ingepland kan worden. Zonder vinkje kan iemand overal voor worden ingepland.
6. Druk op Volgende om rechten te kiezen, of op Uitnodiging versturen als de rechtenstap je niet wordt aangeboden. In dat geval krijgt de persoon de rechten van de voorinstelling Medewerker.

Kies wat ze mogen doen

De rechtenlijst begint met de rechten van de voorinstelling Medewerker aangevinkt: de balieset van gasten, boekingen, tochten, verhuur en het rooster, zonder instellingen behalve de tabbladen Registratie, Prijslijst en Seizoenen en zonder toegang tot het account. Wil je vanuit een andere set beginnen, kies er dan een onder Voorinstelling toepassen:

Een voorinstelling vult alleen de vinkjes vooraf in. De rechten eronder staan in woorden, geordend per onderdeel van de app en met een zoekveld; je kunt elk recht dat je zelf hebt aan- en uitvinken voordat je verstuurt, of het vakje op de rij van een groep gebruiken voor de hele groep. De voorinstelling later wijzigen verandert niets voor de mensen die je al hebt uitgenodigd. Rechten voor eigen gegevens, zoals Eigen boottochten bekijken, beperken de persoon tot de tochten, cursussen, het rooster of de verdiensten waaraan die is toegewezen, in plaats van het hele duikcentrum. Zie Rechten uitgelegd.

Ben je tevreden, druk dan op Uitnodiging versturen.

Let op: Een wijziging in rechten bereikt de geopende DivePilot van de persoon binnen ongeveer een minuut, menu en knoppen inbegrepen. Wie DivePilot gesloten heeft, krijgt de wijziging zodra die het opent.

Wat je collega ontvangt

Ze krijgen een e-mail met als onderwerp de naam van je duikcentrum gevolgd door "heeft je uitgenodigd voor DivePilot", en een knop Uitnodiging accepteren. De link werkt 48 uur. Op de pagina die opent, stellen ze een wachtwoord in van minstens 8 tekens met een hoofdletter, een kleine letter, een cijfer en een speciaal teken, en daarna zijn ze ingelogd en komen ze op het dashboard.

Openstaande uitnodigingen, opnieuw versturen en verwijderen

• Totdat het wachtwoord is ingesteld, staat bij de persoon het label In afwachting op de pagina Gebruikers.
• Is de e-mail niet aangekomen of is de link verlopen (de rij toont dan een rode badge Uitnodiging verlopen), druk dan op het icoon Uitnodiging opnieuw versturen op de rij van die persoon. Er wordt een nieuwe link verstuurd en de oude werkt niet meer. Zie Een uitnodigingslink is verlopen.
• Om een uitnodiging in te trekken, verwijder je de gebruiker vanaf de rij. De gemailde link werkt direct niet meer. De persoon verhuist naar het tabblad Gearchiveerd en kan daar weer worden hersteld; een herstelde genodigde is nog steeds in afwachting, dus stuur die een nieuwe link met Uitnodiging opnieuw versturen.

Een duikcentrum kan maximaal 20 gebruikers hebben die niet gearchiveerd zijn, en een e-mailadres kan in heel DivePilot maar bij één gebruiker horen, ook nadat die gebruiker is gearchiveerd.

Functieomschrijving, rollen en rechten

Deze drie zijn makkelijk door elkaar te halen:

• De functieomschrijving is alleen de tekst die naast de naam staat.
• Rollen bepalen waarvoor iemand ingepland kan worden.
• Rechten bepalen wat iemand in de app mag zien en doen.