Je gegevens, privacy en contracten

De juridische details staan in de Servicevoorwaarden en de Privacyverklaring op de website van DivePilot. Dit artikel vat samen wat die en de app in de praktijk voor je duikcentrum betekenen. Versleuteling, wachtwoorden en inlogbeveiliging komen aan bod in Zo is je account beveiligd.

Je gegevens eruit halen

• Gegevens exporteren op het profiel van een klant downloadt die ene klant als Excel-bestand, zie Archiveer, exporteer of anonimiseer een klant.
• Er is geen export van alle klanten tegelijk, geen export van boekingen en geen volledige back-up van het account.
• Exports werken alleen zolang je proefperiode of abonnement loopt.

Wil je je gegevens in een machineleesbaar formaat ontvangen, schrijf dan naar privacy@divepilot.app. De Privacyverklaring noemt dit je recht op overdraagbaarheid van gegevens. Een vergrendeld duikcentrum kan ook zonder abonnement al zijn klanten als één spreadsheet downloaden, zie Als de toegang is afgelopen.

Wie waarvoor verantwoordelijk is

• Voor je gasten, cursisten en duikers is je duikcentrum de verwerkingsverantwoordelijke, en verwerkt DivePilot hun gegevens namens jou.
• Voor gegevens over je duikcentrum en je team is DivePilot de verwerkingsverantwoordelijke.

Er is geen verwerkersovereenkomst om te downloaden of te accepteren, niet in de app en niet op de website. Heeft je bedrijf er een nodig, kaart dat dan aan bij privacy@divepilot.app.

Waar gegevens worden opgeslagen

DivePilot wordt uitgebaat door AskAnything GmbH in Cham, Zwitserland. De Privacyverklaring zegt dat alle gegevens op servers in de Europese Unie worden opgeslagen, en noemt deze dienstverleners:

Rekeningen, kosten, betalingen en het journaal dat ze tegen wijzigingen beschermt, zijn jouw gegevens en blijven bij je account. Een klant wissen laat de bedragen op zijn rekeningen staan en wist de vrije tekst. Facturen, creditnota's en kwitanties blijven bewaard zoals ze zijn opgemaakt, met hun pdf's; het blok Factuur aan van de rekeningen van de gewiste gast wordt gewist. Kaartnummers bereiken DivePilot nooit. Er worden alleen het kaartmerk, de laatste vier cijfers, de vervaldatum en factuuroverzichten opgeslagen.

Hoe lang gegevens bewaard blijven

• Je gegevens blijven bewaard zolang het account bestaat, ook nadat een proefperiode of abonnement is afgelopen, maar een vergrendeld account hooguit 12 maanden: daarna wordt het gedeactiveerd en worden de gegevens 30 dagen later gewist, na twee waarschuwingsmails. Zie Als de toegang is afgelopen. Meldingen zijn de uitzondering: elke melding wordt verwijderd 30 dagen nadat ze is gelezen, of 90 dagen nadat ze binnenkwam, wat het eerst komt.
• Sommige records die je in de app verwijdert, zoals klanten, teamleden, boten en duikstekken, worden gearchiveerd en zijn te herstellen. Andere, zoals boottochten, cursussen en diensten van het team, worden meteen gewist.
• Volgens de Privacyverklaring worden facturen 10 jaar bewaard door Stripe op grond van het Zwitserse boekhoudrecht en niet gewist met je account, en logs 90 dagen.
• Om één gast te anonimiseren gebruik je AVG-verwijdering op het profiel; boekingen en vrijwaringsgegevens blijven dan bewaard. Wil je het hele account sluiten, zie dan Verwijder je duikcentrum.

De Privacyverklaring belooft onomkeerbare verwijdering binnen 30 dagen na een verzoek aan privacy@divepilot.app, behalve waar de wet vereist dat gegevens bewaard blijven. Het verwijderen van je duikcentrum regelt dat na 30 dagen vanzelf, inclusief de bestanden; het verzoek is voor al het andere, zoals het wissen van de gegevens van één persoon of een account waarop je niet meer kunt inloggen.

Je gasten en waarmee ze akkoord gaan

Gasten die online boeken of zich registreren, moeten "Ik ga ermee akkoord dat … mijn gegevens bewaart en gebruikt om mijn boeking en mijn bezoek af te handelen." aanvinken, met daarin de naam van je duikcentrum. De link ernaast, Hoe er met mijn gegevens wordt omgegaan, opent het helpartikel Je gegevens en privacy in de taal van de pagina, niet de voorwaarden of privacyverklaring van je duikcentrum, en geen enkele instelling laat hem ergens anders naartoe wijzen. Moeten gasten jouw eigen voorwaarden accepteren, regel dat dan buiten de boekingspagina, bijvoorbeeld in je vrijwaring.

Naar wie je schrijft

De contactpagina op de website van DivePilot biedt ook een chat via WhatsApp. De app zelf heeft geen chat of helplink.