Archivia, esporta o anonimizza un cliente

Tre azioni si somigliano ma fanno cose molto diverse. Scegli quella che corrisponde alla richiesta che hai davanti.

Elimina e ripristina

Elimina sulla riga di un cliente, o tra le azioni della riga, disattiva la scheda. La finestra dice che il cliente verrà disattivato. Sparisce dalla scheda Attivi e compare in Archiviati, con tutto intatto, tranne un link di aggiornamento aperto, che smette di funzionare. Da lì premi ripristina per riportarlo indietro.

Usala per un ospite che non ti aspetti di rivedere, o per una scheda creata per errore.

Esporta i dati

Esporta i dati nel menu delle azioni della scheda scarica i dati del cliente come foglio di calcolo Excel. Comprende dati personali, indirizzo, profilo subacqueo, salute e attrezzatura, e liberatorie. Una liberatoria richiesta ma mai firmata mostra «Non ancora firmata» nella colonna Firmata il. Il foglio Aggiornamenti dei dati elenca ogni modifica che il cliente ha fatto tramite un link di aggiornamento, con il campo e il suo valore prima e dopo; per note mediche, esigenze alimentari e numero di passaporto dice solo che sono stati modificati o rimossi, perché quei valori non vengono mai conservati nella cronologia. È ciò che consegni quando un cliente chiede quali dati hai su di lui. Non esiste un'importazione nella direzione opposta: i clienti arrivano dalla tua finestra, dal link di registrazione o dalla pagina di prenotazione, non da un file CSV o Excel.

Seguono le prenotazioni e i soldi del cliente, un foglio per ciascuno:

• Prenotazioni: ogni prenotazione con il numero, il numero GR quando è stata fatta insieme ad altri, tipo, data, stato e se è stata fatta online. Compaiono solo le prenotazioni del cliente stesso.
• Prenotati insieme: ogni gruppo per cui il cliente ha prenotato, con il numero GR, quando è stato prenotato, il primo e l'ultimo giorno e quante persone. I nomi e le prenotazioni degli altri non sono nell'esportazione.
• Acconti: l'acconto di ogni prenotazione che lo chiedeva, con l'importo, la scadenza e se è da pagare, pagato, condonato o non pagato.
• Cancellazioni e penali: ogni prenotazione annullata e ogni corso da cui il cliente si è ritirato, con il motivo, la percentuale e la penale addebitata, e ogni penale per mancata presentazione. Per una penale condonata il foglio dice quando e perché.
• Conti e Addebiti: ogni conto del cliente con le sue righe, e le righe del cliente su un conto pagato da qualcun altro. Una riga di un altro subacqueo sul conto del cliente non mostra il nome.
• Pagamenti: ogni pagamento sui suoi conti con il metodo, la giornata contabile e se è stato pagato online o al centro immersioni.
• Rimborsi: i rimborsi al centro immersioni e sulla carta, con il loro stato.
• Contestazioni: le contestazioni con carta sui suoi pagamenti online.
• Documenti: le fatture, note di credito e ricevute emesse sui suoi conti, con numero, tipo, data e totale. I PDF non sono nel foglio; scaricali dal conto.
• Link di pagamento: se il link di pagamento del cliente è attivo, scaduto o revocato, quando è stato creato, inviato l'ultima volta e usato l'ultima volta, e quando scade. Il link in sé non è mai nell'esportazione.

Il contenuto del file dipende da chi esporta. Acconti e Cancellazioni e penali richiedono l'accesso al conto di questo cliente: Vedere tutti i conti, oppure Vedere i conti dei propri clienti per un cliente delle tue uscite e dei tuoi corsi. Conti, Addebiti, Pagamenti, Rimborsi e Contestazioni richiedono Vedere tutti i conti e Visualizza in Pagamenti; Documenti richiede anche Vedere tutte le fatture e le ricevute. Un foglio che non puoi vedere viene omesso, e il foglio Panoramica lo indica sotto Non in questo file, così un collega con quei permessi può esportare la copia completa.

Le intestazioni delle colonne sono nella tua lingua. Il foglio dell'intero centro di un centro bloccato contiene tutti i conti del centro, vedi Quando l'accesso è terminato.

Cancellazione GDPR

Cancellazione GDPR nello stesso menu apre la finestra Cancellazione GDPR - anonimizza il cliente. Cancella definitivamente i dati personali: nome, e-mail, telefono, data di nascita, sesso, nazionalità, indirizzo, numero di passaporto, note mediche ed esigenze alimentari, più i brevetti con i loro numeri, le taglie dell'attrezzatura, la zavorra, le note sull'attrezzatura, il conteggio delle immersioni e la data dell'ultima immersione. Svuota inoltre la nota sull'attrezzatura nelle prenotazioni del cliente, la nota nei suoi noleggi e le note sulle sue presenze ai corsi, elimina ogni notifica nella campanella che lo nomina, rimuove i link per la firma delle liberatorie mai usati, elimina i suoi link di aggiornamento e la cronologia dei dati aggiornati tramite essi, e cancella l'indirizzo IP e il dispositivo registrati su ogni firma di liberatoria. Prenotazioni, noleggi e dati dei corsi vengono conservati sotto il nome «Anonymised User». Conferma con Anonimizza in modo permanente.

Usala quando un cliente chiede di essere cancellato. Non si può annullare, e il cliente non compare più né in Attivi, né in Archiviati, né nella ricerca della barra in alto. Per cancellare un cliente archiviato, ripristinalo prima.

Nota: Le liberatorie completate vengono conservate per intero: il nome scritto, la firma disegnata, le risposte mediche e il file caricato di una liberatoria cartacea. Sono la tua prova se mai venisse avviata un'azione legale, e il GDPR consente di conservare i dati necessari per difendersi in sede giudiziaria. La finestra lo dice prima che tu confermi. Continuano a comparire nell'archivio dei documenti, esattamente come promette questa nota.

Nota: Sui conti, una cancellazione conserva gli importi, perché la tua contabilità torni, e cancella il testo libero delle righe e dei pagamenti del cliente cancellato, come note, riferimenti, motivi di annullamento e motivi di un prezzo cambiato, e la descrizione delle sue righe a testo libero, che compaiono poi come «Addebito (testo rimosso)». Viene cancellato anche il motivo con cui è stata condonata una penale per mancata presentazione sulle sue prenotazioni; la penale resta condonata. Le fatture, le note di credito e le ricevute restano come sono state emesse, con il nome dell'ospite; DivePilot non le cancella. Chiedi al tuo commercialista per quanto tempo devi conservarle. Il blocco Fattura a dei conti dell'ospite viene cancellato. I link di pagamento dell'ospite smettono di funzionare, e gli importi dei suoi pagamenti online restano.

Quale usare e quando