In alcuni paesi la fattura legale deve provenire da un sistema ufficiale o autorizzato, come un CFDI in Messico, emesso con lo strumento del SAT o da un fornitore autorizzato. DivePilot non può emettere quella fattura. Lì emette una conferma di pagamento numerata (in Indonesia, una fattura), e la scheda Fatture e ricevute delle impostazioni nomina lo strumento ufficiale del tuo paese, con un link. I paesi con uno strumento del genere sono in Fatturazione per paese.

Passo dopo passo

  1. Salda e chiudi il conto in DivePilot come sempre. DivePilot emette il suo documento numerato, vedi Fatture e note di credito.
  2. Emetti la fattura ufficiale nello strumento del tuo paese, o con il fornitore che usi a questo scopo, per lo stesso acquirente e gli stessi importi.
  3. Copia il codice che il sistema ufficiale assegna a quella fattura, come il folio fiscal (UUID) di un CFDI in Messico.
  4. Nella scheda Documenti del conto, o nella pagina Fatture e ricevute del menu (intitolata Conferme di pagamento e ricevute dove DivePilot emette conferme di pagamento), apri il menu della riga del documento e scegli Numero della fattura ufficiale. Incolla il codice e premi Salva il numero.

Il numero compare poi nella riga del documento, nella scheda Documenti del conto, in quella pagina e nella scheda Conti del cliente. Per inserire un numero serve il permesso Emettere fatture.

L'azione compare solo dove il tuo paese ha uno strumento ufficiale, e solo sulle conferme di pagamento e sulle loro rettifiche (in Indonesia, sulle fatture e sulle note di credito), mai sulle ricevute. Quando il codice ha una forma fissa nel tuo paese, DivePilot rifiuta un codice che non la rispetta e nomina il codice atteso.

In alcuni paesi

  • Messico: le vendite a ospiti che non chiedono un CFDI proprio vanno su un CFDI global del periodo, come consente il SAT (RMF 2026, regla 2.7.1.21). Inserisci il suo folio fiscal (UUID) su ogni conferma di pagamento che copre; lo stesso UUID può stare su più documenti.
  • Corea del Sud: gli ospiti ricevono lo scontrino della carta o una ricevuta per i contanti. Una fattura fiscale si emette in NTS Hometax solo quando un'azienda acquirente la chiede; inserisci il suo numero (국세청 승인번호, il numero di approvazione della NTS) sulla conferma di pagamento di quell'acquirente.
  • Indonesia: solo un centro immersioni registrato come PKP emette una Faktur Pajak in Coretax, per un'azienda acquirente; inserisci il suo Kode dan Nomor Seri Faktur Pajak, le 17 cifre di codice dell'operazione, codice di stato e numero di serie, sulla fattura di quell'acquirente. Una vendita a un ospite non ha un numero Coretax.
  • Brasile: emetti la NFS-e nell'Emissor Nacional NFS-e o, dove il tuo comune ha ancora un proprio sistema NFS-e, in quel sistema; entrambi danno la stessa chave de acesso di 50 caratteri. Incollala come l'hai copiata: DivePilot toglie gli spazi e un NFS, NFSe o NFS-e iniziale prima di controllare i 50 caratteri.
  • Cile: una vendita a un ospite riceve una boleta electrónica, dal servizio boletas del SII o con lo scontrino della carta; un'azienda acquirente con RUT riceve una factura electrónica. Inserisci il folio dell'una o dell'altra.
  • Kenya: inserisci il CU Invoice Number che KRA eTIMS stampa sulla fattura o sulla ricevuta.
  • Italia: un ospite riceve un documento commerciale dal tuo registratore telematico (RT) o da un software approvato. Quando un cliente chiede la fattura, emetti la fattura elettronica in Fatture e Corrispettivi, il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, o con il tuo fornitore, e inserisci il suo identificativo SdI, il numero che le attribuisce lo SdI, sulla conferma di pagamento di quel cliente.
  • Grecia: emetti la ricevuta o la fattura in AADE timologio, con un dispositivo fiscale certificato o con un fornitore autorizzato, e inserisci il MARK che le assegna myDATA.

Documenti a cui manca ancora un numero

Dove il tuo paese ha uno strumento ufficiale, la pagina Fatture e ricevute del menu ha il filtro Senza numero ufficiale. Elenca le conferme di pagamento e le loro rettifiche (in Indonesia, le fatture e le note di credito) che non hanno ancora un numero ufficiale. Scorrilo a fine giornata e di nuovo prima di inviare il mese al tuo commercialista. In Corea del Sud, in Indonesia e in Italia il filtro non c'è e nessun documento viene segnalato come senza numero, perché lì la fattura ufficiale esiste solo quando un'azienda acquirente la chiede, e in Italia quando un cliente chiede la fattura.

Fattura ufficiale non richiesta

A Panama, in Colombia, in Ecuador e in Costa Rica alcune attività non devono emettere la fattura elettronica ufficiale di una vendita, quindi un documento si può segnare come senza fattura richiesta. Non compare più allora nel filtro Senza numero ufficiale e perde quel segno. Chi può usarlo:

  • Colombia: una persona fisica non responsabile dell'IVA (no responsable de IVA, Estatuto Tributario art. 437) non è tenuta a fatturare (Res. DIAN 165/2023 art. 8).
  • Ecuador: un negocio popular del RIMPE può dare una nota de venta al posto di una fattura elettronica.
  • Costa Rica: un'attività nel Régimen de Tributación Simplificada non è tenuta a emettere comprobantes electrónicos, salvo se l'ha scelto (Decreto 44739-H art. 7).
  • Panama: un'attività che fattura con una stampante fiscale autorizzata (equipo fiscal) al posto del sistema di fatturazione elettronica (Decreto Ejecutivo 25/2022).

Per segnare un documento, scegli Numero della fattura ufficiale su di esso, poi Segna «Fattura ufficiale non richiesta», scrivi il motivo e premi Segna come non richiesta. Il motivo, chi ha segnato il documento e quando restano nella sua cronologia e nel Registro attività, come per un numero; non mettere dati dell'ospite nel motivo. Annulla, nella stessa finestra, toglie il segno: un documento il cui numero era stato sostituito dal segno riprende quel numero, a ogni altro manca di nuovo il numero. Un numero inserito dopo sostituisce il segno, e segnare un documento che ha un numero sostituisce il numero; la cronologia lo conserva. Il segno non viene stampato né inviato via email, e una ricevuta non lo riceve mai. Nelle esportazioni la colonna official_reference resta vuota per quel documento e la colonna official_invoice_not_required riporta il motivo. Serve il permesso Emettere fatture.

Correggere un numero

Puoi sostituire un numero, ad esempio dopo un errore di battitura: scegli di nuovo Numero della fattura ufficiale. DivePilot chiede allora una Nota con il motivo. Il documento mostra il numero attuale; la sua cronologia conserva quello precedente, con chi ha inserito ciascuno e quando. Non scrivere dati del cliente nella nota: resta con il documento, anche dopo la cancellazione dei dati di un cliente.

Cosa cambia e cosa no

Il PDF che DivePilot ha salvato all'emissione del documento non cambia mai, quindi il numero ufficiale non vi è stampato. Il numero compare nell'app, nelle esportazioni e nell'email ogni volta che invii il documento dopo averlo inserito.

Per il tuo commercialista

Il CSV dei documenti finisce con due colonne: official_reference, con il numero ufficiale attuale di ogni documento, vuota dove un documento non ne ha, e official_invoice_not_required, con il motivo di un documento segnato Fattura ufficiale non richiesta. Dove il tuo paese ha uno strumento ufficiale, lo zip con i PDF di un mese contiene anche un index.csv, che elenca ogni file con il numero, il tipo, il numero ufficiale attuale e quel motivo del suo documento. Vedi Esportazioni per il commercialista.

Nota: La fattura ufficiale è la registrazione legale, non il documento DivePilot. DivePilot tiene insieme i due numeri; non invia nulla all'autorità fiscale né al tuo fornitore.

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