Incassare i pagamenti

DivePilot registra il denaro che un ospite versa al tuo banco sul suo conto: il POS, il bonifico e i contanti restano tuoi, e qui annoti ciò che hai ricevuto. Con un account Stripe collegato, gli ospiti possono pagare anche online, e quei pagamenti arrivano da soli sul conto, vedi Link di pagamento e la pagina Il mio conto. Come si forma un conto è spiegato in Conti.

Incassare un pagamento

Puoi iniziare un pagamento in tre punti:

• sul conto, con Incassa;
• nella scheda Conti del cliente, con Incassa;
• nella Checklist di arrivo di una prenotazione, dove la riga del pagamento dice Saldato, "Deve 40,00" o "Credito 10,00" e offre Incassa e Apri conto. Vedi Fai il check-in di un ospite con il suo codice QR.

La finestra mostra quanto deve il conto e chiede il Metodo di pagamento, con un tocco sul suo riquadro, e l'Importo, che parte da quanto deve il conto. Sotto dice cosa fa il pagamento, per esempio "Restano 9.000,00 da pagare." per un pagamento parziale o "Salda tutto il dovuto.", e il pulsante riporta l'importo. Aggiungi riferimento o nota apre Riferimento e Nota. Per i contanti chiede anche l'Importo consegnato: mostra "Resto: 10,00" e, dopo il salvataggio, dice "Dai 10,00 di resto". Un importo consegnato inferiore al pagamento viene rifiutato. Un metodo disattivato non viene offerto. Nemmeno Pagamento online viene mai offerto: appartiene ai pagamenti che arrivano da Stripe. Il permesso è Incassare pagamenti. Quando il tuo centro immersioni emette le ricevute automaticamente, un pagamento incassato prima della prima fattura del conto riceve subito una ricevuta numerata, vedi Ricevute.

Un pagamento può essere maggiore di quanto deve il conto, o arrivare prima di qualunque addebito, per esempio un ospite che paga in anticipo. Il conto mostra allora "Credito 10,00", e le righe successive lo consumano.

Se oggi è già chiuso nella chiusura cassa, la finestra dice "La giornata di oggi è chiusa, questo pagamento conta per il 2026-10-12.", vedi Chiusura cassa.

Rimborsare denaro

Rimborsa restituisce denaro sul conto, al massimo quanto vi è stato pagato ("Rimborsa al massimo 40,00"). Non è legato a un singolo pagamento: scegli il metodo con cui il denaro torna indietro. Serve il permesso Rimborsare. Un pagamento online torna sulla carta dell'ospite con Rimborsa sulla carta nel menu del pagamento, vedi Rimborsi online e contestazioni.

Annullare un pagamento o stornarlo

Annulla pagamento cancella un pagamento registrato per errore e chiede un Motivo. Se la giornata di quel pagamento è già chiusa, la giornata chiusa resta com'era: al suo posto viene registrato uno storno con la data di oggi. Un pagamento che ha una ricevuta la mantiene: la ricevuta resta nella sua serie di numeri e porta la dicitura "pagamento annullato".

Un conto chiuso è definitivo, quindi su di esso un rimborso viene rifiutato. Annulla pagamento vi diventa Storna (chargeback), per esempio per un pagamento con carta stornato dopo il check-out: lo storno cade sul conto corrente dell'ospite, che mostra allora l'importo come dovuto e lo elenca sotto Da pagare. Serve il permesso Annullare pagamenti.

Un pagamento online non ha né l'uno né l'altro: il denaro è presso Stripe. Rimborsalo invece sulla carta, e una contestazione che l'ospite vince contro di te lo storna da sola, vedi Rimborsi online e contestazioni.

Salda e chiudi

Salda e chiudi emette prima una nota di credito per ogni riduzione che aspetta la sua, poi la fattura di ogni riga non ancora fatturata, poi chiude il conto e ne congela le righe; le modifiche successive si registrano sul conto seguente dell'ospite. La finestra elenca la fattura e ogni nota di credito sotto "La chiusura emette anche" prima che tu confermi, e se un passaggio viene rifiutato non viene emesso nulla e il conto resta aperto. Se il tuo paese richiede dati dell'attività su una fattura e ne manca uno, la chiusura viene rifiutata con un link a Attività e imposte, vedi Cosa sono i tuoi documenti nel tuo paese. Con Invia la fattura via email alla chiusura di un conto attivo, l'ospite riceve la fattura all'indirizzo registrato; un'email non riuscita non annulla mai la chiusura e compare nella Cronologia del conto. Vedi Fatture e note di credito. Cosa viene chiesto dipende dal saldo:

La finestra comincia con il conto in tre cifre: Totale, Pagato e quanto è Da pagare, A credito o che è Saldato.

• Niente da pagare: premi Chiudi conto.
• A credito: scegli la scheda "Rimborsa 40,00" (serve il permesso di rimborsare) e il metodo del rimborso, oppure "Riporta sul prossimo conto"; lì compare come "Credito riportato da un conto precedente". Il pulsante lo dice: "Rimborsa 40,00 e chiudi" oppure "Riporta 40,00 e chiudi". Un conto chiuso con credito riportato dice "Credito riportato sul conto 14".
• Importo dovuto: "Incassa 40,00", scelto per primo, apre Incassa con quanto deve il conto, che poi si chiude a 0. "Chiudi con importo dovuto" chiede un "Motivo per chiudere con importo da pagare" e il permesso Chiudere con importo da pagare; il pulsante dice "Chiudi con 40,00 da pagare". Il conto resta sotto Chiusi e dice "Chiuso con saldo dovuto: motivo". Compare anche sotto Da pagare. Quando arriva il denaro, apri il conto e usa Incassa sulla scheda del saldo: su un conto chiuso il pagamento non supera quanto deve, e il conto poi dice Saldato.
• Il conto di chi paga e a cui altri sono intestati si chiude solo quando quei conti sono saldati: la finestra li elenca sotto "Salda prima i conti intestati a questo:". I conti già saldati (saldo 0) di quegli ospiti si chiudono insieme a lui.

Per chiudere serve il permesso Saldare e chiudere.

Chiusura automatica

In Impostazioni, poi Conti e sconti, la scheda Chiusura dei conti dice "Chiudi un conto saldato quando sono passati ... giorni interi dal suo ultimo servizio", con un numero di giorni da 1 a 365, e indica il giorno in cui si chiuderebbe un conto con l'ultimo servizio oggi. Una volta al giorno DivePilot controlla ogni conto aperto per conto suo: quando sono passati quei giorni interi dall'ultimo servizio dell'ospite e il saldo è esattamente zero, il conto si chiude, purché anche i conti degli ospiti intestati su di esso non abbiano nulla da pagare né credito. Un conto senza righe conta i giorni dal giorno in cui è stato aperto. Un conto con un importo da pagare o un credito non si chiude mai da solo. La scheda si salva da sola con Salva le modifiche. La chiusura automatica emette anche la fattura, senza nessuna persona indicata come emittente. Un conto di un centro immersioni a cui mancano i dati dell'attività richiesti resta aperto e viene ritentato il giorno dopo.