Traitez les nouvelles inscriptions

Quand un client envoie le formulaire d'auto-inscription, DivePilot crée aussitôt une fiche client et place l'inscription dans une file que votre équipe doit examiner. Chaque réservation en ligne crée aussi une nouvelle fiche client, qui arrive dans la même file.

Comment vous êtes prévenu

Toute personne qui peut consulter les clients reçoit une notification dans l'application intitulée Nouvelle inscription avec le nom du client. Pour une réservation en ligne, toute personne qui peut consulter les réservations reçoit Nouvelle réservation en ligne à la place. Aucun e-mail n'est envoyé à l'équipe.

La file sur le tableau de bord

Le tableau de bord affiche un panneau Nouvelles inscriptions avec un badge de comptage et une commande Actualiser. Chaque ligne montre le nom et la date d'inscription, plus :

• Voir le client ouvre la fiche.
• Envoyer la décharge vous amène à l'onglet Décharges du client pour demander une signature sans attendre. Voir Demandez la signature d'une décharge.
• Créer une réservation ouvre la fenêtre de nouvelle réservation avec ce client déjà sélectionné.
• Marquer comme traité retire la ligne de la file. Le client reste dans votre liste.
• Refuser et supprimer comme spam supprime définitivement la fiche, y compris ses décharges. Une confirmation vous est demandée d'abord. Seules les personnes autorisées à supprimer des clients voient cette action, et dès que le client a une réservation ou une inscription à une formation, elle est refusée avec « Ce client a déjà des réservations ou des inscriptions et ne peut pas être refusé ». C'est toujours le cas pour un client qui a réservé en ligne, même après l'annulation de la réservation : utilisez donc Marquer comme traité pour lui.

Seules les 20 plus récentes sont listées : les plus anciennes apparaissent à mesure que vous traitez celles-ci. Le panneau disparaît une fois la file vide.

Vérifiez d'abord les doublons

Une inscription n'est jamais rapprochée d'un client existant par son e-mail. Si un habitué s'est inscrit à nouveau, vous avez maintenant deux fiches. Ouvrez le client et utilisez Fusionner dans le menu d'actions, ou lancez la fusion depuis la page Clients. Voir Fusionnez des clients en double.

Ce que la fiche contient déjà

Un client auto-inscrit arrive avec tout ce qu'il a saisi : les informations personnelles que vous demandez dans Fiche client, ses éventuelles cartes de brevet avec numéro et date de délivrance, et le matériel qu'il apporte ou dont il a besoin avec les tailles. DivePilot enregistre aussi le moment où il a accepté les conditions générales et le fait qu'il s'est inscrit lui-même, mais l'application n'affiche ni l'un ni l'autre. Une fois qu'une inscription a quitté la file, le client ressemble à n'importe quel autre.