Chaque personne qui travaille dans DivePilot a son propre compte. Vous l'invitez depuis la page Équipe, elle définit un mot de passe depuis l'e-mail d'invitation, et elle est connectée dans la foulée.
Envoyer l'invitation
- Ouvrez Équipe sous Administration dans la barre latérale et appuyez sur Ajouter un utilisateur.
- Saisissez le Prénom, le Nom et l'E-mail. Vous ne pouvez plus modifier l'adresse e-mail ensuite, mais la personne peut le faire dans Modifier le profil.
- Choisissez un Libellé du rôle. C'est le nom affiché à côté de la personne, par exemple Moniteur ou Gérant. Choisissez une suggestion ou écrivez le vôtre. Il n'a aucun effet sur ce qu'elle peut faire.
- Choisissez la Langue de l'e-mail d'invitation et de l'application pour cette personne.
- Cochez éventuellement un ou plusieurs Rôles au planning : Moniteur, Divemaster ou Bureau. Ils déterminent ce pour quoi la personne peut être planifiée. Sans aucune case cochée, elle peut être planifiée pour tout.
- Appuyez sur Suivant pour choisir les autorisations, ou sur Envoyer l’invitation si l'étape des autorisations ne vous est pas proposée. Dans ce cas, la personne reçoit les autorisations du préréglage Équipe.
Choisir ce qu'elle peut faire
La liste des autorisations s'ouvre avec les autorisations du préréglage Équipe cochées : le lot de l'accueil, avec les clients, les réservations, les sorties, les locations et le planning, sans aucun paramètre à part les onglets Inscription, Tarifs et Saisons et sans accès au compte. Pour partir d'un autre lot, choisissez-en un sous Appliquer un préréglage :
| Préréglage | Destiné à |
|---|---|
| Admin | Tout, y compris l'abonnement et la suppression du compte |
| Responsable | Tout, sauf l'attribution des autorisations, l'abonnement, la suppression du compte, la clôture d'une période de paie, la modification des informations de l'entreprise et des taux de taxe, et l'export du journal d'activité |
| Équipe | L'accueil : clients, réservations, sorties, locations, planning |
| Chef de bord | Un divemaster qui gère aussi les palanquées, le placement à bord et la liste des invités sur ses sorties |
| Moniteur | Un divemaster qui anime aussi ses propres formations et délivre des brevets |
| Divemaster | Ses propres sorties, son planning et sa paie, plus les listes d'invités, la vérification des décharges et les locations |
Un préréglage ne fait que pré-remplir les coches. Les autorisations en dessous sont affichées en mots, rangées par domaine de l'app, avec un champ de recherche ; vous pouvez cocher et décocher tout ce que vous détenez vous-même avant l'envoi, ou utiliser la case de la ligne d'un groupe pour le groupe entier. Modifier le préréglage plus tard ne change rien pour les personnes déjà invitées. Les autorisations « propres », comme Voir ses propres sorties, limitent la personne aux sorties, formations, planning ou paie qui lui sont attribués, au lieu de tout le centre de plongée. Voir Les autorisations expliquées.
Quand tout vous convient, appuyez sur Envoyer l’invitation.
Remarque : Un changement d'autorisations parvient au DivePilot ouvert de la personne en une minute environ, menu et boutons compris. Une personne qui l'a fermé reçoit le changement à l'ouverture.
Ce que reçoit votre collègue
Il reçoit un e-mail dont l'objet est le nom de votre centre de plongée suivi de « vous invite sur DivePilot », avec un bouton Accepter l'invitation. Le lien fonctionne pendant 48 heures. Sur la page qui s'ouvre, il définit un mot de passe d'au moins 8 caractères avec une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial, puis il est connecté et arrive sur le tableau de bord.
Invitations en attente, renvoi et retrait
- Tant que le mot de passe n'est pas défini, la personne porte un badge En attente sur la page Équipe.
- Si l'e-mail n'est pas arrivé ou si le lien a expiré (sa ligne affiche alors un badge rouge Invitation expirée), appuyez sur l'icône Renvoyer l’invitation de sa ligne. Un nouveau lien est envoyé et l'ancien cesse de fonctionner. Voir Un lien d'invitation a expiré.
- Pour retirer une invitation, supprimez l'utilisateur depuis sa ligne. Le lien envoyé par e-mail cesse immédiatement de fonctionner. Il passe dans l'onglet Archivés et peut y être restauré ; une personne restaurée reste en attente, envoyez-lui donc un nouveau lien avec Renvoyer l’invitation.
Un centre de plongée peut compter jusqu'à 20 utilisateurs non archivés, et une adresse e-mail ne peut appartenir qu'à un seul utilisateur dans tout DivePilot, même après l'archivage de cet utilisateur.
Libellé du rôle, rôles et autorisations
Ces trois notions se confondent facilement :
- Le libellé du rôle n'est que le texte affiché à côté du nom.
- Les rôles au planning déterminent ce pour quoi une personne peut être planifiée.
- Les autorisations déterminent ce qu'elle peut voir et faire dans l'application.
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