Jede Person, die mit DivePilot arbeitet, hat ein eigenes Konto. Du lädst sie über die Seite Team ein, sie legen über die Einladungs-E-Mail ein Passwort fest und sind sofort angemeldet.
Die Einladung senden
- Öffne Team unter Verwaltung in der Seitenleiste und drücke Benutzer hinzufügen.
- Gib Vorname, Nachname und E-Mail ein. Du kannst die E-Mail-Adresse später nicht mehr ändern, die Person selbst aber schon, unter Profil bearbeiten.
- Wähle eine Rollenbezeichnung. Das ist der Text, der neben der Person angezeigt wird, zum Beispiel Tauchlehrer oder Inhaber. Nimm einen Vorschlag oder schreib deinen eigenen. Auf das, was die Person tun darf, hat das keinen Einfluss.
- Wähle die Sprache, in der die Einladungs-E-Mail und die App für diese Person erscheinen sollen.
- Optional kannst du eine oder mehrere Einsatzrollen ankreuzen: Tauchlehrer, Divemaster oder Büro. Sie bestimmen, wofür die Person eingeplant werden kann. Ohne Auswahl kann sie für alles eingeplant werden.
- Drücke Weiter, um die Berechtigungen zu wählen, oder Einladung senden, wenn dir der Berechtigungsschritt nicht angeboten wird. In dem Fall bekommt die Person die Berechtigungen der Vorlage Team.
Festlegen, was die Person tun darf
Die Berechtigungsliste startet mit den Berechtigungen der Vorlage Team angekreuzt: das Empfangs-Set aus Gästen, Buchungen, Ausfahrten, Verleih und Dienstplan, ohne Einstellungen außer den Tabs Registrierung, Preisliste und Saisons und ohne Zugriff auf das Konto. Um mit einem anderen Set zu beginnen, wähle eines unter Vorlage anwenden:
| Vorlage | Gedacht für |
|---|---|
| Admin | Alles, einschließlich Abo und Löschen des Kontos |
| Manager | Alles außer Berechtigungen vergeben, Abo, Löschen des Kontos, Abschließen einer Lohnperiode, Ändern der Angaben zum Betrieb und der Steuersätze und Exportieren des Aktivitätsprotokolls |
| Team | Empfang: Gäste, Buchungen, Ausfahrten, Verleih, Dienstplan |
| Bootsführer | Ein Divemaster, der auf seinen Ausfahrten zusätzlich Gruppen, Sitzplan und Gästeliste verwaltet |
| Tauchlehrer | Ein Divemaster, der zusätzlich eigene Kurse leitet und Brevets vergibt |
| Divemaster | Eigene Ausfahrten, Dienstplan und Lohn, dazu Gästelisten, Prüfung der Haftungsausschlüsse und Verleih |
Eine Vorlage füllt nur die Häkchen vor. Die Berechtigungen darunter stehen in Worten, nach Bereichen der App geordnet, mit einem Suchfeld; vor dem Senden kannst du alles an- und abwählen, was du selbst hast, oder das Kästchen in der Zeile einer Gruppe für die ganze Gruppe nutzen. Eine spätere Änderung der Vorlage ändert nichts an den Personen, die du bereits eingeladen hast. Berechtigungen für „nur eigene“ Daten, etwa Eigene Ausfahrten ansehen, beschränken die Person auf die Ausfahrten, Kurse, Dienstpläne oder den Lohn, die ihr zugewiesen sind, statt auf die ganze Tauchbasis. Siehe Berechtigungen erklärt.
Wenn alles passt, drücke Einladung senden.
Hinweis: Eine Änderung an Berechtigungen erreicht das geöffnete DivePilot der Person innerhalb von etwa einer Minute, samt Menü und Buttons. Wer DivePilot geschlossen hat, bekommt die Änderung beim Öffnen.
Was deine Kollegin oder dein Kollege erhält
Die Person bekommt eine E-Mail, deren Betreff aus dem Namen deiner Tauchbasis besteht, gefolgt von „hat dich zu DivePilot eingeladen“, mit einem Button Einladung annehmen. Der Link funktioniert 48 Stunden lang. Auf der Seite, die er öffnet, legt sie ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen fest, darunter ein Großbuchstabe, ein Kleinbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen, und ist danach angemeldet und landet auf der Übersicht.
Ausstehende Einladungen, erneut senden und entfernen
- Bis das Passwort festgelegt ist, zeigt die Person auf der Seite Team das Abzeichen Ausstehend.
- Wenn die E-Mail nicht angekommen oder der Link abgelaufen ist (ihre Zeile zeigt dann ein rotes Abzeichen Einladung abgelaufen), drücke das Symbol Einladung erneut senden in ihrer Zeile. Ein neuer Link wird verschickt, und der alte funktioniert nicht mehr. Siehe Ein Einladungslink ist abgelaufen.
- Um eine Einladung zurückzunehmen, lösche den Benutzer aus seiner Zeile. Der per E-Mail verschickte Link funktioniert sofort nicht mehr. Der Benutzer wandert in den Tab Archiviert und kann von dort wiederhergestellt werden; nach dem Wiederherstellen gilt er weiterhin als ausstehend, schick ihm also mit Einladung erneut senden einen neuen Link.
Eine Tauchbasis kann bis zu 20 Benutzer haben, die nicht archiviert sind, und eine E-Mail-Adresse kann in ganz DivePilot nur zu einem einzigen Benutzer gehören, auch nachdem dieser Benutzer archiviert wurde.
Rollenbezeichnung, Einsatzrollen und Berechtigungen
Diese drei lassen sich leicht verwechseln:
- Die Rollenbezeichnung ist nur der Text, der neben dem Namen steht.
- Einsatzrollen bestimmen, wofür jemand eingeplant werden kann.
- Berechtigungen bestimmen, was jemand in der App sehen und tun darf.
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