Choisissez ce que demande la fiche client

Les clients saisissent eux-mêmes leurs informations sur deux formulaires publics : la page d'auto-inscription et la page de réservation en ligne. Tous deux posent les questions que vous activez dans Paramètres, puis Fiche client dans le groupe Invités et réservations. Les mêmes réglages déterminent la page qu'un client ouvre depuis un lien de mise à jour pour vérifier ses informations. La ligne de résumé en haut indique combien de champs compte le formulaire public et combien sont obligatoires.

Les quatre champs que vous ne pouvez pas désactiver

Prénom, Nom, E-mail et Langue sont toujours obligatoires. La langue détermine celle dans laquelle les e-mails du client sont rédigés, comme les e-mails de réservation, de signature de décharge et de carnet de plongée.

Les quinze champs que vous contrôlez

Ils sont regroupés selon l'étape où ils apparaissent :

Pour chaque champ, choisissez l'un des quatre réglages :

• Obligatoire : le client doit le renseigner.
• Facultatif : le client peut l'ignorer.
• Équipe uniquement : seule votre équipe le voit et le remplit.
• Masqué : jamais demandé, pas même dans votre propre fenêtre. Ce qui est déjà enregistré dans le champ reste affiché sur la fiche du client.

Chaque changement est enregistré immédiatement avec le message « Fiche client mise à jour ». Il n'y a pas de bouton d'enregistrement.

Ce que ces réglages modifient

• Les formulaires publics affichent exactement les champs réglés sur Obligatoire ou Facultatif, et imposent les champs obligatoires.
• Une étape dont tous les champs sont masqués ou réservés à l'équipe disparaît du formulaire du client, et les étapes restantes sont renumérotées. Informations de base s'affiche toujours, tout comme Santé et matériel sur la page d'auto-inscription. Sur la page de réservation en ligne, cette étape s'appelle Santé et demande aussi la ceinture de plomb : elle ne disparaît donc que si vous proposez aussi la location de matériel en ligne avec une catégorie de plombs.
• Votre propre fenêtre Ajouter un client ne cache que les champs Masqué. Obligatoire n'engage pas votre équipe ; seuls les quatre champs fixes y sont obligatoires.
• Régler Brevets sur Obligatoire signifie que le client doit ajouter au moins une carte avec un niveau choisi.
• Obligatoire décide aussi de ce qui compte comme manquant chez les clients que vous avez déjà, y compris ceux que votre équipe a saisis. Le bandeau orange sur la fiche du client, la ligne Profil du panneau Enregistrement d'une réservation et la vérification avant la plongée listent tous les champs obligatoires encore vides. Les champs Équipe uniquement ne comptent jamais, car le client ne peut pas les remplir. Voir Trouvez un client et lisez sa fiche.

Remarque : Le matériel de location ne figure pas dans cette liste. La possibilité pour les clients de demander du matériel de location depuis votre catalogue de matériel s'active dans Paramètres, puis Réservation en ligne, avec Proposer la location de matériel en ligne.

Vérification avant la plongée

Sous les champs, sur le même onglet, la carte Vérification avant la plongée envoie aux plongeurs un lien pour compléter leurs informations avant leur plongée. Elle reste désactivée tant que vous ne l'activez pas. Sous L'envoyer, choisissez de 1 à 7 jours avant la plongée ; la valeur par défaut est 2. Chaque jour à 10 h, heure de votre centre, DivePilot examine les réservations de demain jusqu'à ce nombre de jours plus tard, et n'écrit qu'aux plongeurs à qui il manque des informations obligatoires ou des décharges obligatoires, manquantes ou qui expirent avant la fin du jour de la plongée. Le lien reste valable jusqu'à la fin du jour de la plongée. Les plongeurs à qui il ne manque rien ne reçoivent rien. Les changements sont enregistrés aussitôt avec le message « Vérification avant la plongée enregistrée ». Tout l'onglet exige l'autorisation de gérer les réglages de la fiche client.

Voir Les e-mails que reçoivent vos clients pour savoir quelles réservations sont vérifiées, et Laissez un plongeur mettre à jour ses informations pour ce que le plongeur peut modifier via le lien.