Online terugbetalingen en geschillen

Een online gedane betaling wordt via Stripe terugbetaald, terug op de kaart of wallet waarmee de gast heeft betaald. Een geschil, als de bank van de gast een betaling betwist, beantwoord je in Stripe en het staat op de rekening tot het is beslist. Betalingen die je aan de balie hebt aangenomen betaal je terug zoals voorheen, zie Betalingen ontvangen.

Terugbetalen op de kaart

Kies in het menu van de betaling (Acties voor de betaling) op de rekening Terugbetalen op de kaart, vul het Bedrag en een Reden in en bevestig met Terugbetalen op de kaart.

• Het bedrag is hoogstens wat van die betaling overblijft na eerdere terugbetalingen, en hoogstens wat er op de rekening is betaald; het venster toont de grens.
• De rekening moet open zijn, zoals bij elke terugbetaling.
• Een betaling met een openstaand geschil kan niet op de kaart worden terugbetaald. Is het geschil gewonnen, dan kan het weer; na een verloren geschil niet, omdat de bank van de gast het geld al heeft teruggehaald.
• Het vraagt het recht Terugbetalen en het recht om die rekening te zien. Het Activiteitenlogboek legt het verzoek vast.
• Zou de terugbetaling de rekening weer laten openstaan, bijvoorbeeld een volledig betaalde rekening, dan zegt het venster dat en biedt het Daarna … als rekeningkorting van de rekening halen aan, aangevinkt. Aangevinkt opent na de terugbetaling het venster voor de rekeningkorting met dat bedrag; vink het uit als de gast het opnieuw moet betalen. Heeft de rekening al een rekeningkorting, dan vraagt het venster je in plaats daarvan korting te geven op de kosten, ze te verwijderen of de boeking te annuleren.

Tot Stripe bevestigt, toont de rekening "Terugbetaling in behandeling" met het bedrag, en zit de terugbetaling in geen enkel totaal. Zodra Stripe bevestigt, meestal binnen seconden, is de terugbetaling een eigen betalingsregel met een min-bedrag, de methode Online betaling en de persoon die haar vroeg. De bank van de gast kan nog enkele dagen nodig hebben om haar op het afschrift te tonen. De kosten van DivePilot op die betaling worden terugbetaald naar verhouding van het terugbetaalde bedrag. In de kasafsluiting telt de terugbetaling onder Online, net als de betaling, niet bij de ontvangsten van de persoon die haar vroeg. De rekening werkt zichzelf bij zodra Stripe bevestigt.

Rondt Stripe de terugbetaling niet af, dan wordt niets geboekt en krijgt je team de melding Terugbetaling op de kaart mislukt. Mislukt een terugbetaling die Stripe al had bevestigd later alsnog (de bank van de kaart stuurt haar terug), dan haalt DivePilot haar met een correctie van de rekening af en stuurt dezelfde melding. Betaal de gast dan op een andere manier terug, bijvoorbeeld met Terugbetalen op de rekening via bankoverschrijving. Lukt een terugbetaling die als mislukt was gemeld toch nog, dan wordt ze op de rekening geboekt en krijgt je team de melding Kaartterugbetaling is toch gelukt; controleer dat de gast niet ook op een andere manier is terugbetaald.

Een terugbetaling is alleen geld: ze verandert nooit een factuur, een creditnota of een kwitantie. Moet de gast minder betalen, annuleer dan de regel of geef er korting op, wat een creditnota uitgeeft als hij al op een factuur stond, of annuleer de boeking met het annuleringsvenster, dat een aanbetaling zelf op de kaart kan terugbetalen, zie Annuleringsvoorwaarden.

Een online betaling heeft geen Betaling annuleren en geen Terugboeken (chargeback).

Terugbetalingen gedaan in Stripe

Een terugbetaling die je in je Stripe Dashboard doet, komt vanzelf op de rekening zodra Stripe haar bevestigt, met Online in plaats van de naam van een medewerker. De kosten van DivePilot op die betaling worden terugbetaald naar verhouding van het terugbetaalde bedrag, net als bij een terugbetaling op de kaart; waar ze maandelijks worden gefactureerd, worden ze in plaats daarvan lager. Op een gesloten rekening wordt ze geboekt op de huidige rekening van de gast als een correctie die de gesloten rekening noemt, en je team krijgt de melding Terugbetaling op de huidige rekening geboekt. Hetzelfde gebeurt met een terugbetaling op de kaart die vanaf de rekening is gevraagd en die Stripe pas bevestigt nadat de rekening is gesloten. De lijst met online betalingen op het tabblad Online betalingen biedt geen terugbetaling: start terugbetalingen op de rekening, zodat de reden bewaard blijft. Betaalt Stripe een online betaling terug die op geen enkele rekening staat, of haalt Stripe haar terug in een verloren geschil, dan wordt niets geboekt en krijgt je team de melding Online terugbetaling of geschil niet geboekt: controleer het in Stripe. Bij het verloren geschil van zo'n betaling komt deze melding in plaats van Geschil gesloten. Laat een terugbetaling in Stripe een rekening weer openstaan, bijvoorbeeld een volledig betaalde, dan krijgt je team in plaats daarvan de melding Terugbetaling in Stripe laat de rekening openstaan, met het openstaande bedrag: geef korting op de kosten, verwijder ze of annuleer de boeking als de gast het niet hoeft te betalen. Was de terugbetaling voor een gesloten rekening, open dan die rekening en annuleer of geef korting op de post waarvoor is teruggestort: de correctie gaat van de huidige rekening af, terwijl een korting op de huidige rekening er niets af haalt. Tot je beslist, vraagt Mijn rekening de gast niet om dat bedrag: de rekening toont een melding dat het de gast niet gevraagd wordt en waarom, en de pagina van de gast zegt dat het in de wacht staat terwijl jullie een terugbetaling controleren. Annuleren of korting geven op de post van de gesloten rekening haalt het weg. Moet de gast het toch betalen, druk dan in die melding op Vraag de gast om te betalen, met de rechten Kosten toevoegen; Mijn rekening vraagt er dan om.

Geschillen

Als een gast een betaling bij zijn bank betwist:

• De betaling toont "Betwist" met het bedrag en de datum waarop je moet antwoorden, en Openen in Stripe in haar menu. Je team krijgt de melding Online betaling betwist. De datum staat er met tijd bij, in de tijdzone van je duikcentrum.
• Je antwoordt in het Stripe Dashboard, of op het tabblad Betalingen onder Online betalingen met het recht Stripe koppelen. Stripe houdt het betwiste bedrag intussen vast van je Stripe-saldo; de rekening verandert niet. Het tabblad Betalingen zien alleen mensen die ook Alle rekeningen zien hebben. Voor hen telt het dashboard onder Vraagt aandacht de betwistingen te beantwoorden, en die chip opent de lijst met rekeningen op de rekeningen die ze bevatten.
• Gewonnen: de betaling toont "Geschil gewonnen" en de rekening blijft zoals ze was. Je team krijgt Geschil gesloten.
• Verloren: DivePilot boekt de betaling terug, op dezelfde rekening zolang die open is, of op de huidige rekening van de gast als die gesloten is, en de gast is dat bedrag weer verschuldigd. Je team krijgt Geschil gesloten. De kosten van DivePilot op die betaling worden terugbetaald naar verhouding van het verloren bedrag, net als bij een terugbetaling; waar ze maandelijks worden gefactureerd, worden ze in plaats daarvan verlaagd. De terugboeking is op de rekening gemarkeerd als Terugboeking en op de pagina Mijn rekening van de gast als "Terugboeking (betwisting verloren)", en de kwitantie van de betaling luidt "betaling teruggeboekt (chargeback)".

De geschilkosten van Stripe zijn een kostenpost van je Stripe-account en komen nooit op de rekening van de gast.

Meldingen