Les formations se trouvent sous Formations dans la barre latérale. Chaque formation est planifiée à partir d'un modèle, puis remplie d'élèves et de séances.
Créer une formation
Appuyez sur Nouvelle formation :
- Choisissez le Modèle. Il ne peut plus être changé ensuite.
- Donnez un Nom de la formation ; le nom du modèle est prérempli, et ajouter la session ou la saison aide à distinguer les formations.
- Fixez la Date de début et, éventuellement, la Date de fin prévue.
- Choisissez le Moniteur principal, ou laissez-le non attribué pour l'instant. La liste ne propose que le personnel qui peut enseigner : les personnes ayant le rôle Moniteur et les personnes sans aucun rôle.
- Fixez le Nombre maximal d'élèves, jusqu'à 50, ou laissez vide pour ne pas limiter. La limite dimensionne aussi les palanquées que la formation crée sur les sorties bateau.
- Ajoutez des Notes si utile.
- Si votre centre de plongée propose ses formations planifiées en ligne, passez Réservation en ligne sur Réservable en ligne.
- Appuyez sur Créer la formation.
Quand vous modifiez la formation plus tard, la Date de fin, le Moniteur principal, le Nombre maximal d'élèves et les Notes peuvent de nouveau être vidés. Un Nombre maximal d'élèves vidé revient à Sans limite ; les palanquées que la formation a déjà sur des sorties bateau gardent leur taille.
La page de la formation
L'en-tête affiche le nom, le statut, le modèle, les dates, le moniteur et les élèves, en nombre ou en élèves sur la limite. Deux onglets suivent : Séances et Liste des élèves. Voir Planifiez les séances et Inscrivez des élèves.
Les statuts
| Statut | Comment on y arrive |
|---|---|
| Planifiée | Nouvelle formation |
| En cours | Automatiquement quand la date de début arrive |
| Terminée | Automatiquement dès que chaque séance du modèle est planifiée, qu'aucune inscription n'est ouverte et qu'au moins un élève a validé |
| Annulée | Vous avez appuyé sur Annuler la formation |
Une formation dont tout le monde s'est désinscrit ne se termine pas, pas plus qu'une formation dont une séance du modèle affiche Pas encore planifiée. Une inscription tardive dans une formation terminée la rouvre. Une fois une formation terminée ou annulée, ses détails ne peuvent plus être modifiés, mais ses séances le peuvent encore.
Annuler ou supprimer
Annuler la formation conserve les inscriptions et les séances pour référence mais arrête la formation. Les palanquées de la formation sont retirées des sorties bateau datées d'aujourd'hui ou plus tard ; les sorties des dates antérieures les gardent pour les archives. Ses réservations de piscine à partir d'aujourd'hui sont libérées, et ses séances quittent la page Planning et ne comptent plus quand les conflits d'un moniteur sont vérifiés. Les élèves qui ont réservé en ligne et sont encore inscrits reçoivent l'e-mail « Votre réservation a changé » ; leurs réservations repassent à Réservée et sont de nouveau listées sous Réservations en attente dans les formations planifiées à partir du même modèle, prêtes à être inscrites dans une autre. L'inscription reste sur la formation annulée comme trace.
Supprimer retire définitivement la formation avec ses séances. Seule une formation qui n'a jamais eu d'élève peut être supprimée : la confirmation Supprimer la formation ? indique « Un cours qui a ou a eu des élèves ne peut pas être supprimé : annulez-le. » Dès qu'une formation a une inscription, y compris celle d'un élève désinscrit, sa page ne propose plus Supprimer, et dans la liste des formations l'icône de corbeille est remplacée par une icône Annuler la formation tant que la formation est planifiée ou en cours, et par rien une fois qu'elle est terminée ou annulée.
Retrouver les formations
La liste se recherche par nom de formation ou de modèle et se filtre par statut. L'onglet Inscriptions actives liste chaque élève encore dans une formation qui n'est pas annulée, avec ses séances en attente. Les moniteurs dont l'accès est limité à leurs propres formations ne voient que les formations qu'ils encadrent. Ouvrir une formation qui a été supprimée, ou qui ne fait pas partie des vôtres, affiche Formation introuvable.
Rappels
DivePilot vous prévient quand une formation commence demain sans moniteur principal et avec une séance qui n'a pas son propre moniteur, quand une réservation de formation n'est toujours pas inscrite trois jours avant le début, et quand un élève reste bloqué avec des séances ouvertes dans une formation déjà terminée.
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