Een duikcentrum dat DivePilot gebruikt, kan je deze e-mails sturen. DivePilot verstuurt ze namens het duikcentrum, dus als afzender staat DivePilot, maar alles wat erin staat komt van het duikcentrum.
De e-mails
| Onderwerp | Wanneer hij binnenkomt | |
|---|---|---|
| Boeking ontvangen | "We hebben je boeking … ontvangen - …" | Direct nadat je boekt op de boekingspagina van het duikcentrum |
| Boeking ontvangen, meerdere personen | "We hebben je boeking GR-… ontvangen - …" | Direct nadat je op de boekingspagina voor meerdere personen of meerdere tochten boekt |
| Aanbetaling verschuldigd | "Je boeking …: betaal de aanbetaling - …" | Ongeveer tien minuten nadat je boekt, als het duikcentrum een aanbetaling vraagt en je die nog niet betaald hebt; met je betaallink en de uiterste datum |
| Herinnering aanbetaling | "Herinnering: de aanbetaling voor boeking … staat nog open - …" | Halverwege tot de uiterste datum, als de aanbetaling nog niet is betaald |
| Herinnering aanbetaling, meerdere personen | "Herinnering: de aanbetaling voor boekingen … staat nog open - …" | Hetzelfde, voor samen gemaakte boekingen |
| Boeking geannuleerd, aanbetaling niet betaald | "Boeking … geannuleerd: aanbetaling niet betaald - …" | Als de uiterste datum voorbij is zonder de aanbetaling |
| Boekingen geannuleerd, aanbetaling niet betaald | "Boekingen … geannuleerd: aanbetaling niet betaald - …" | Hetzelfde, voor samen gemaakte boekingen |
| Je rekening | "Je rekening bij …" | Als het duikcentrum je de link naar je rekening stuurt |
| Betaling ontvangen | "…: betaling van … ontvangen" | Direct nadat een online betaling is gelukt; je kwitantie volgt in een aparte e-mail als het duikcentrum er een geeft |
| Boekingen bevestigd | "Bevestigd: … boekingen (GR-…) - …" | Als het duikcentrum alles wat je samen boekte in één keer bevestigt |
| Boekingen geannuleerd | "Boekingen GR-… geannuleerd - …" | Als alles wat je samen boekte in één keer wordt geannuleerd, op je verzoek of door het duikcentrum, met de kosten en wat terug naar je kaart gaat of als tegoed blijft |
| Boeking bevestigd | "Bevestigd: …" | Als het duikcentrum je plek bevestigt |
| Tocht verplaatst | "Boeking … verplaatst - …" | Als het duikcentrum je bevestigde tocht naar een andere dag of een ander vertrek verplaatst |
| Boeking gewijzigd | "Wijziging in boeking … - …" | Als het duikcentrum je bevestigde tocht verwijdert of je cursus annuleert |
| Boeking geannuleerd | "Boeking … geannuleerd - …" | Als je boeking wordt geannuleerd, op je verzoek of door het duikcentrum, of je voor een cursus wordt uitgeschreven, met de kosten, wat daarvan nog te betalen is, en wat terug naar je kaart gaat of als tegoed blijft |
| Registratie ontvangen | "Je gegevens zijn binnen bij …" | Direct nadat je het registratieformulier van het duikcentrum verstuurt |
| Controleer je gegevens | "Controleer je gegevens voor …" | Als het duikcentrum je een link stuurt om je gegevens te controleren en bij te werken |
| Voor je duik | "Voor je duik op … - …" | Een paar dagen voor een geboekte duik, alleen als het duikcentrum deze check heeft aangezet en er nog gegevens of vrijwaringen ontbreken |
| Vrijwaringsverzoek | "Onderteken je vrijwaring - …" | Als het duikcentrum je vraagt een vrijwaring te ondertekenen |
| Logboek | "Je logboek van …" | Na een tocht, de eerste keer dat het logboek van je duikgroep wordt opgeslagen |
Elke onderwerpregel noemt het duikcentrum, meestal aan het eind.
Boeken voor meerdere mensen
Boek je voor meerdere mensen of meerdere tochten, dan krijgt elke persoon met een e-mailadres één e-mail "We hebben je boeking … ontvangen" met zijn eigen boekingen en het GR-nummer in het onderwerp, en mensen die een adres delen krijgen er samen één. Vraagt het duikcentrum een aanbetaling, dan krijgt alleen de persoon die boekte een e-mail, ongeveer tien minuten later en alleen als de aanbetaling dan nog openstaat, "Je boeking …: betaal de aanbetaling", waarin iedereen staat. Alles voor een persoon die je met Mijn e-mailadres gebruiken op jouw adres hebt geboekt, komt bij jou binnen, met zijn naam erin: de ontvangstmail, bevestigingen, wijzigingen, annuleringen en de check "Voor je duik op …". Bevestigt of annuleert het duikcentrum de boekingen van iedereen in één keer, dan krijgt elk adres daar één e-mail voor in plaats van één per boeking: "Bevestigd: … boekingen (GR-…)" of "Boekingen GR-… geannuleerd". Boekingen die het duikcentrum later aan jouw boeking toevoegt, bijvoorbeeld de duiken die je aanvroeg zodra het ze heeft ingepland, sturen de gebruikelijke bevestiging zodra ze bevestigd zijn. Annuleert het duikcentrum alleen duiken die je aanvroeg en nog niet heeft ingepland, dan krijg je geen e-mail.
Een echte e-mail herkennen
- Bovenaan staat het logo van het duikcentrum, of het DivePilot-logo als ze er geen hebben.
- De tekst noemt het duikcentrum, en in de voettekst staat "Deze e-mail is verstuurd door … via DivePilot."
- Als het duikcentrum ze heeft toegevoegd, staan onderaan hun website, telefoonnummer en Instagram.
- De knoppen in vrijwarings-, logboek-, gegevens-, betaal- en aanbetalingsmails, en de betaallink in een bevestiging, leiden naar pagina's die beginnen met
my.divepilot.app. Het betaalformulier op die pagina's komt van Stripe.
Geen van deze e-mails vraagt om een wachtwoord, en geen vraagt je kaartgegevens in de e-mail of in een antwoord te typen. Een betaling doe je alleen op de pagina van je rekening, zie Je rekening online betalen.
Een e-mail beantwoorden
Druk op beantwoorden in je e-mailapp: je antwoord gaat naar het eigen e-mailadres van het duikcentrum, niet naar DivePilot. Zo stel je het makkelijkst een vraag, wijzig je je plannen of annuleer je.
Je check-incode
De e-mails "Je gegevens zijn binnen bij …", "We hebben je boeking … ontvangen" en "Bevestigd: …" tonen een QR-code met de regel "Laat deze code zien als je aankomt…". Laat hem bij aankomst zien: het team scant hem en komt meteen bij je gegevens of je boeking. Hij is alleen bedoeld voor hun telefoons; scan je hem zelf, dan opent een DivePilot-aanmeldpagina voor medewerkers, die je kunt sluiten. De e-mails over een verplaatste, gewijzigde of geannuleerde boeking bevatten geen code. Zonder code geef je aan de balie je naam of boekingsnummer.
De bevestiging en het agendabestand
De bevestiging herhaalt je boekingsnummer, wat je hebt geboekt en de datum, plus de vertrektijd, de boot en de duikstekken als die bekend zijn. Je wordt gevraagd iets voor vertrek te komen met je brevet, en met je eigen uitrusting als je die hebt. Met het bijgevoegde agendabestand zet je de boeking in je agenda: op de vertrektijd bij een funduik, of als afspraak voor de hele dag bij een cursus. Heeft het duikcentrum annuleringsvoorwaarden, dan noemt de bevestiging die. Heeft het daarvoor gekozen, dan bevat ze ook de link naar je rekening, waar je online kunt betalen als het online betalingen aanneemt.
Bij een cursus is het de startdatum van de cursus waarop het duikcentrum je heeft geplaatst. Heeft het je bevestigd voordat het je op een cursus plaatste, dan is het de datum die je had aangevraagd; spreekt het daarna een andere startdatum met je af, ga dan uit van wat zij je hebben verteld.
Goed om te weten over het agenda-item:
- Een funduik wordt in de lokale tijd van het duikcentrum in je agenda gezet. Staat je telefoon of agenda nog op de tijdzone van thuis, dan toont hij het vertrek omgerekend naar die zone. Dat kan er verkeerd uitzien totdat je de instelling wijzigt of aankomt.
- Een funduik duurt in je agenda altijd 4 uur. Dat is een standaardwaarde, niet de echte duur van de tocht.
- Het item wordt alleen bijgewerkt door een latere e-mail. "Je trip is verplaatst" en een nieuwe bevestiging bevatten een agendabestand dat het item bijwerkt, en het bestand bij "Je boeking is gewijzigd" haalt het weg. Verplaatst het duikcentrum alleen je boeking, dan krijg je misschien een nieuwe bevestiging, of helemaal geen e-mail. Controleer in beide gevallen of het item in je agenda de nieuwe datum en tijd toont.
- De locatie is alleen de naam van het duikcentrum, zonder adres of verzamelplek. Vraag het duikcentrum waar je moet zijn.
Als het duikcentrum de planning wijzigt
- "Je trip is verplaatst" komt als het duikcentrum een tocht verplaatst waarvoor je bevestigd was. De e-mail toont de nieuwe datum, het vertrek, de boot en de duikstekken, en je boeking blijft bevestigd. Komt het nieuwe moment je niet uit, beantwoord dan de e-mail.
- "Je boeking is gewijzigd" komt als het duikcentrum een tocht verwijdert waarvoor je bevestigd was, of je cursus annuleert. De eerdere bevestiging geldt dan niet meer, maar je boeking blijft staan, en een nieuwe bevestiging volgt zodra het duikcentrum je nieuwe tocht of cursus heeft vastgelegd.
Beide worden alleen verstuurd voor boekingen die al bevestigd waren.
E-mails over je gegevens
- "Controleer je gegevens voor …" komt als het duikcentrum je een link stuurt, bijvoorbeeld voor je eerste duik of omdat er iets verouderd is. De knop, "Mijn gegevens controleren", opent de gegevens die het duikcentrum van je heeft, en de link werkt tot het tijdstip in de e-mail, en maar één keer. Zie Werk je gegevens bij met een link van je duikcentrum.
- "Voor je duik op …" is een automatische check die het duikcentrum kan aanzetten. Hij komt tot een vast aantal dagen voor een geboekte duik, en alleen als een verplicht gegeven leeg is of een verplichte vrijwaring niet ondertekend is of voor het einde van de duikdag verloopt. Hij somt op wat er ontbreekt, en de knop, "Mijn gegevens aanvullen", werkt tot het einde van de duikdag. Na het opslaan toont de pagina de vrijwaringen die je nog moet ondertekenen. Met meerdere boekingen krijg je één e-mail, over de vroegste duik, en als er niets ontbreekt krijg je er geen. Voor een persoon die je op jouw adres hebt geboekt, komt die e-mail bij jou binnen, met zijn naam erin. Hij bevestigt geen boeking.
In welke taal e-mails komen
E-mails gebruiken de taal die je koos in het veld Taal toen je boekte of je registreerde, of de taal die het duikcentrum instelde als zij je gegevens hebben ingevoerd (Engels als ze je toevoegden tijdens het aanmaken van een boeking). Wil je die wijzigen, vraag het dan aan het duikcentrum. Zie Pagina's en e-mails in je eigen taal.
E-mails die er niet zijn
- Geen kopie nadat je een vrijwaring hebt ondertekend, en geen e-mail nadat je je gegevens via een link hebt opgeslagen.
- Geen herinnering voordat een ondertekenlink verloopt. Vóór een duik kan alleen de e-mail "Voor je duik op …" komen, en alleen als het duikcentrum die heeft aangezet en er iets ontbreekt.
- Geen e-mail als het duikcentrum alleen je boeking naar een andere datum verschuift of na een annulering herstelt, en geen over een verplaatste of verwijderde tocht of een geannuleerde cursus zolang je boeking nog niet bevestigd was. Een nieuwe bevestiging komt alleen als het duikcentrum de boeking daarna opnieuw bevestigt.
- Geen boekingsmails voor boekingen per telefoon, per bericht of aan de balie. Alleen boekingen via de boekingspagina sturen ze. De e-mail "Voor je duik op …" is de uitzondering: die kan voor elke boeking komen.
- Geen sms- of WhatsApp-berichten, en geen afmeldlink, omdat deze e-mails alleen over je eigen boekingen, betalingen, gegevens, vrijwaringen en duiken gaan.
Zijn de plannen onduidelijk, vraag het dan aan het duikcentrum.
Een e-mail die je niet verwachtte
Een boekings-, registratie-, gegevens- of vrijwaringsmail waar je nooit om hebt gevraagd, betekent meestal dat iemand per vergissing jouw adres heeft ingetypt, bijvoorbeeld toen hij voor zichzelf boekte, want adressen worden niet gecontroleerd als een formulier wordt verstuurd. Er wordt niets in rekening gebracht en er wordt geen account voor je aangemaakt. Je kunt de e-mail negeren, zoals de meeste van deze e-mails zelf ook zeggen, maar een kort antwoord helpt: dat komt bij het duikcentrum terecht, dat de boeking kan verwijderen of het adres kan verbeteren.
Een e-mail is niet aangekomen
- Kijk in je map met spam of ongewenste e-mail, en voeg
noreply@divepilot.app, het adres waar deze e-mails vandaan komen, toe aan je contacten of veilige afzenders. - Controleer het adres: het is het adres dat je op het formulier hebt getypt, of het adres dat het duikcentrum van je heeft.
- Neem contact op met het duikcentrum. Zij kunnen je adres verbeteren en je een nieuwe ondertekenlink of een nieuwe link om je gegevens te controleren sturen. Boekings-, registratie- en logboekmails kunnen ze niet opnieuw versturen.
Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support